¿Cuáles son los mejores consejos para la organización de la oficina principal?
La oficina principal describe el área, literal o virtual, de un negocio de servicio al cliente o hospitalidad donde los clientes interactúan con los representantes de servicio al cliente. En un hotel, por ejemplo, la oficina principal es donde los clientes hacen reservas, aprenden sobre atracciones locales y solicitan servicios y servicios. Uno de los consejos más importantes para la organización de la oficina principal es tener el personal adecuado para el tamaño de un establecimiento. Por ejemplo, el gerente de un pequeño motel con solo unas pocas habitaciones solo podría necesitar tener un empleado de servicio a la vez. Este individuo puede consultar a los clientes dentro y fuera, proporcionar información y realizar tareas de recepcionistas y presentaciones.
Cuando una organización es más grande, sin embargo, la organización de la oficina principal debería ser más compleja. Es probable que un gran hotel en el centro de un área urbana atraiga a muchos clientes a la vez, muchos de los cuales pueden tener preguntas y solicitudes que deben ser atendidas de inmediato. Estos establecimientos pueden tener SRepresentantes de Everal de servicio al momento de tomar reservas y realizar un cheque en los procedimientos de salida. Un conserje podría ser responsable de dirigir a los clientes al entretenimiento local y, a veces, incluso coordinar eventos grupales. Muchos establecimientos emplean porteros que ayudan a los clientes a descargar el equipaje de sus automóviles y transportar equipaje hasta sus habitaciones.
Un gerente de la oficina principal es un componente esencial de la mayoría de las organizaciones de la oficina principal. Este es un profesional que se encarga de crear horarios para los trabajadores de la oficina principal y supervisar todas las operaciones de la oficina principal. Él o ella podría dictar procedimientos para manejar a los clientes y para presentar información. Un gerente de la oficina principal también puede trabajar con clientes que no están contentos con los servicios o clientes de alto perfil, como celebridades y ejecutivos.
Otro factor importante en la organización de la oficina principal es cómo se comunica conel back office. Cuando los profesionales hablan sobre el back office, se refieren a todas las acciones que tienen lugar en departamentos como contabilidad, recursos humanos y planificación empresarial general y financiera. Un gerente financiero, por ejemplo, debe acceder a toda la información sobre pagos, reembolsos y cuentas por cobrar que se registran en la oficina principal. En la mayoría de los casos, la comunicación entre la oficina principal y la oficina administrativa es facilitada por el software de la oficina principal que incluye interfaces donde los trabajadores de la oficina principal pueden registrar información accesible para los trabajadores de la oficina de fondo.
Uno de los consejos más importantes para la organización de la oficina principal es tener un protocolo de cómo todos los trabajadores de la oficina principal se comunican con los clientes. En la mayoría de los casos, las primeras impresiones de un establecimiento de los clientes se determinan en una oficina principal. La mayoría de los clientes quieren comunicarse con trabajadores educados y acogedores y que estén bien organizados.