Quels sont les meilleurs conseils pour l'organisation du front office?

Le front office décrit la zone mdash;littéral ou virtuel mdash;d'une entreprise de service à la clientèle ou d'hôtellerie où les clients interagissent avec les représentants du service client.Dans un hôtel, par exemple, le front office est l'endroit où les clients font des réservations, se renseignent sur les attractions locales et demandent des services et des équipements.L'un des conseils les plus importants pour l'organisation du front office est d'avoir le bon personnel pour la taille d'un établissement.Par exemple, le directeur d'un petit motel avec seulement quelques chambres pourrait avoir seulement besoin d'avoir un employé en service à la fois.Cette personne peut consulter les clients dans et sortir, fournir des informations et effectuer des tâches de réceptionniste et de dépôt.

Lorsqu'une organisation est plus grande, cependant, l'organisation du front office devrait être plus complexe.Un grand hôtel au centre d'une zone urbaine est susceptible d'attirer de nombreux clients à la fois, dont beaucoup pourraient avoir des questions et des demandes qui doivent être prises en charge immédiatement.Ces établissements pourraient avoir plusieurs représentants en service à la fois de prendre des réservations et d'effectuer un chèque dans une procédure de contrôle.Un concierge pourrait être responsable de la réalisation des clients vers le divertissement local et parfois même de la coordination des événements de groupe.De nombreux établissements emploient des porteurs qui aident les clients à décharger des bagages de leurs voitures et à transporter des bagages dans leurs chambres.

Un gestionnaire de front office est un élément essentiel de la plupart des organisations de front office.Il s'agit d'un professionnel qui est chargé de créer des horaires pour les travailleurs du front office et de superviser toutes les opérations du front office.Il pourrait dicter des procédures pour gérer les clients et pour déposer des informations.Un directeur du front office peut également travailler avec des clients mécontents des services ou des clients de haut niveau, tels que des célébrités et des dirigeants. Un autre facteur important dans l'organisation de la front office est la façon dont elle communique avec le back office.Lorsque les professionnels parlent du back-office, ils font référence à toutes les actions qui se déroulent dans des départements tels que la comptabilité, les ressources humaines et la planification générale et financière.Un directeur financier, par exemple, doit accéder à toutes les informations concernant les paiements, les remboursements et les comptes débiteurs qui sont enregistrés au front office.Dans la plupart des cas, la communication entre le front office et le back-office est facilitée par les logiciels de front office qui comprend des interfaces où les travailleurs du front-office peuvent enregistrer des informations accessibles aux travailleurs du back-offAyez un protocole sur la façon dont tous les travailleurs du front office communiquent avec les clients.Dans la plupart des cas, les premières impressions des clients d'un établissement sont déterminées dans un front office.La plupart des clients souhaitent communiquer avec des travailleurs polis et accueillants et bien organisés.