Jaké jsou nejlepší tipy pro organizaci front office?

Front Office popisuje oblast mdash;doslovný nebo virtuální mdash;zákaznického servisu nebo pohostinství, kde zákazníci komunikují se zástupci zákaznických služeb.Například v hotelu je front office místo, kde klienti provádějí rezervace, dozví se o místních atrakcích a žádají služby a vybavení.Jedním z nejdůležitějších tipů pro organizaci front office je mít správný personál pro velikost zařízení.Například manažer malého motelu s několika pokoji může mít najednou pouze jednoho zaměstnance ve službě.Tento jednotlivec může zkontrolovat zákazníky dovnitř a ven, poskytovat informace a plnit recepční a povinnosti.

Pokud je však organizace větší, měla by být organizace front office složitější.Velký hotel v centru městské oblasti bude pravděpodobně přilákat mnoho zákazníků najednou, z nichž mnozí by mohli mít otázky a žádosti, které je třeba okamžitě postarat.Tato zařízení by mohla mít několik zástupců ve službě najednou, aby si provedli rezervace a provedli kontrolu postupů odhlášení.Recepční recepce může být zodpovědný za nasměrování zákazníků k místní zábavě a někdy dokonce koordinaci skupinových akcí.Mnoho zařízení zaměstnává nosiče, kteří pomáhají zákazníkům při vykládání zavazadel ze svých aut a přenášení zavazadel do svých pokojů.

Front Office Manager je nezbytnou součástí většiny organizací front office.Jedná se o profesionál, který má na starosti vytváření plánů pro pracovníky front office a dohlíží na všechny operace front office.Mohl by diktovat postupy pro zpracování zákazníků a pro podání informací.Front Office Manager může také spolupracovat s klienty, kteří nejsou spokojeni se službami nebo klienty s vysokým profilem, jako jsou celebrity a vedoucí pracovníci.

Dalším důležitým faktorem v organizaci front office je to, jak komunikuje s Back Office.Když odborníci hovoří o Back Office, odkazují na všechny akce, které se odehrávají v odděleních, jako je účetnictví, lidské zdroje a obecné obchodní a finanční plánování.Finanční manažer například musí získat přístup ke všem informacím o platbách, náhradách a pohledávkách, které jsou zaznamenány v přední kanceláři.Ve většině případů je komunikace mezi front office a back office usnadněna softwarem front office, který zahrnuje rozhraní, kde pracovníci front office mohou zaznamenávat informace, které jsou přístupné pracovníkům v kanceláři.Mějte protokol, jak všichni pracovníci front office komunikují se zákazníky.Ve většině případů jsou klienti první dojmy z zařízení určovány v přední kanceláři.Většina klientů chce komunikovat s pracovníky, kteří jsou zdvořilí a vstřícní a jsou dobře organizovaní.