Wat zijn de beste tips voor front office organisatie?

Het front office beschrijft het gebied mdash;letterlijk of virtueel mdash;van een klantenservice- of horecabedrijf waar klanten omgaan met vertegenwoordigers van klantenservice.In een hotel bijvoorbeeld, is het front office waar klanten reserveren, leren over lokale attracties en diensten en voorzieningen aanvragen.Een van de belangrijkste tips voor front office -organisatie is om het juiste personeel te hebben voor de grootte van een etablissement.De manager van een klein motel met slechts enkele kamers hoeft bijvoorbeeld slechts één dienst in dienst tegelijk te hebben.Deze persoon kan klanten in- en uitchecken, informatie verstrekken en receptionisten- en archiverende taken uitvoeren.

Wanneer een organisatie groter is, moet de frontofficiorganisatie echter complexer zijn.Een groot hotel in het centrum van een stedelijk gebied zal waarschijnlijk veel klanten in één keer aantrekken, van wie velen vragen en verzoeken hebben die onmiddellijk moeten worden verzorgd.Deze vestigingen hebben mogelijk verschillende vertegenwoordigers die in één keer in dienst zijn om te reserveren en check -out procedures uit te voeren.Een conciërge kan verantwoordelijk zijn voor het leiden van klanten naar lokaal entertainment en soms zelfs coördinerende groepsevenementen.Veel vestigingen hebben dragers in dienst die klanten helpen bij het lossen van bagage van hun auto's en het dragen van bagage naar hun kamers.

Een front office manager is een essentieel onderdeel van de meeste front office -organisaties.Dit is een professional die verantwoordelijk is voor het opstellen van schema's voor front office -werknemers en het toezicht houden op alle front office -activiteiten.Hij of zij kan procedures dicteren voor het omgaan met klanten en voor het indienen van informatie.Een front office manager kan ook werken met klanten die niet tevreden zijn met diensten of spraakmakende klanten, zoals beroemdheden en leidinggevenden.

Een andere belangrijke factor in de organisatie van de front office is hoe het communiceert met de backoffice.Wanneer professionals over de backoffice praten, verwijzen ze naar alle acties die plaatsvinden in afdelingen zoals boekhouding, human resources en algemene zakelijke en financiële planning.Een financieel manager moet bijvoorbeeld toegang krijgen tot alle informatie over betalingen, terugbetalingen en debiteuren die zijn geregistreerd in de front office.In de meeste gevallen wordt de communicatie tussen de front office en backoffice gefaciliteerd door front office software met interfaces waar front office -werknemers informatie kunnen registreren die toegankelijk is voor back -office -werknemers.

Een van de belangrijkste tips voor front office organisatie is omHeb een protocol voor hoe alle front office werknemers communiceren met klanten.In de meeste gevallen worden klanten eerste indrukken van een etablissement bepaald in een front office.De meeste klanten willen communiceren met werknemers die beleefd en gastvrij zijn en die goed georganiseerd zijn.