Mi az a dokumentum képalkotás?

A dokumentum képalkotása alapvető eleme az üzleti vállalkozásnak.A fontos papírok, diagramok és képek elektronikus másolatának elkészítésének eszközeként a dokumentum képalkotás segít abban, hogy az üzleti papírok biztonságosan menthetők és archiválódjanak.Itt vannak az alapok, amelyek a dokumentum képalkotásában szerepelnek, beleértve a mentett képek tárolását és terjesztését.

A papír dokumentum képalkotása nagyon egyszerű.Csak egy minőségi szkennerre, egy USB -kábelre van szükség a szkennerhez a számítógéphez való csatlakoztatáshoz, majd a szkennelő szoftverhez, amely lehetővé teszi a mentett kép megnevezését és tárolását.Míg a dokumentum -szkennerek régen kissé drágák voltak, a jó minőségű egységek ma nagyon kedvező áron érhetők el.Ez lehetővé teszi a dokumentum képalkotását mind a vállalkozások, mind az otthoni vállalkozások számára.

Miután a szoftvert betöltötték a merevlemezre, és a szkennert a rendszer felismeri, egyszerűen helyezze el a dokumentumot a szkenner képernyőjén, és nyomja meg a Start gombot a szkennelés megkezdéséhez.A másológéphez hasonló módon dolgozik, és a szkenner létrehoz egy képet a dokumentumról, az egyik végétől a másikig.Az oldal befejezésekor a szoftver segítségével megnevezheti a beolvasott dokumentumot, majd tárolja azt a számítógép merevlemezén.Alternatív megoldásként a beolvasott dokumentumot CDR -re lehet betölteni, vagy feltölteni egy szerverre tárolás és visszakeresés céljából.Az egyik, az értékes dokumentumok elektronikus másolatának létrehozása biztosítja, hogy még akkor is, ha az eredeti elveszik, az elektronikus másolat kinyomtatásával újra létrehozható.Másodszor, az elmúlt évek értékes archívumai rögzíthetők és megőrizhetők, mivel a dokumentum képalkotás olyan példányt hoz létre, amely nem fog elhalványulni, az életkorral, vagy az idő múlásával törékenyé válik.Végül, a dokumentumkép -képalkotás nagyon egyszerűvé teszi a papírdokumentumok távoli helyekkel történő megosztását.

Például, ha egy értékesítési munkatárs nem tartózkodik az országból, és meg kell látnia az ügyfélszerződés másolatát, akkor nem kell felhalmoznia a papír másolat készítésével és a futárszolgálat általi postai küldésével járó költségeket.Ehelyett a beolvasott dokumentumot egyszerűen e -mailben lehet e -mailben küldeni vagy olyan hálózatra helyezni, amelyhez hozzáférhet a munkatárs.Ami a napokhoz régen csak néhány percet vesz igénybe, hogy elvégezzék a dokumentum képalkotást.

A dokumentum képalkotása megváltoztatta a sok vállalat tárolásának módját, és sokkal könnyebbé tette az adatok lekérését, ha szükséges.Függetlenül attól, hogy a dokumentumok képekből, szerződésekből vagy építési sémákból állnak, a fontos dokumentumok képei megmaradnak és rendelkezésre állnak, amikor csak szükségük van rá.