Apa itu pencitraan dokumen?

Pencitraan dokumen adalah elemen penting dalam melakukan bisnis saat ini.Sebagai sarana untuk membuat salinan elektronik dari makalah penting, diagram, dan gambar, pencitraan dokumen membantu memastikan bahwa dokumen bisnis dapat disimpan dan diarsipkan dengan aman.Berikut adalah dasar -dasar yang terlibat dengan pencitraan dokumen, termasuk penyimpanan dan distribusi gambar yang disimpan.

Pencitraan dokumen kertas sangat sederhana.Semua yang benar -benar dibutuhkan adalah pemindai berkualitas, kabel USB untuk menghubungkan pemindai ke komputer, dan kemudian memindai perangkat lunak yang akan memungkinkan gambar yang disimpan dinamai dan disimpan.Sementara pemindai dokumen dulu agak mahal, unit berkualitas baik tersedia saat ini dengan harga yang sangat wajar.Ini memungkinkan pencitraan dokumen untuk bisnis dan di rumah.

Setelah perangkat lunak dimuat pada hard drive, dan pemindai dikenali oleh sistem, tempat sederhana yang dihadapi dokumen di layar pemindai dan tekan tombol Mulai untuk memulai pemindaian.Bekerja dengan cara yang mirip dengan mesin salinan, pemindai akan membuat gambar dokumen, bekerja dari satu ujung ke ujung lainnya.Ketika halaman selesai, dimungkinkan untuk menggunakan perangkat lunak untuk memberi nama dokumen yang dipindai dan kemudian menyimpannya di hard drive komputer.Atau, dokumen yang dipindai dapat dimuat pada CDR atau diunggah ke server untuk penyimpanan dan pengambilan.

Keuntungan pemindaian dokumen berlimpah.Satu, membuat salinan elektronik dari dokumen berharga memastikan bahwa bahkan jika aslinya hilang, itu dapat diciptakan kembali dengan mencetak salinan elektronik.Kedua, arsip berharga dari tahun -tahun yang lalu dapat ditangkap dan dilestarikan, karena pencitraan dokumen menciptakan salinan yang tidak akan memudar, kuning seiring bertambahnya usia, atau berubah rapuh dari waktu ke waktu.Terakhir, pencitraan dokumen membuatnya sangat mudah untuk berbagi salinan dokumen kertas dengan lokasi jarak jauh.

Misalnya, jika rekan penjualan berada di luar negeri dan perlu melihat salinan kontrak klien, tidak perlu mendapatkan biaya yang terlibat dengan membuat salinan kertas dan mengirimkannya dengan layanan kurir.Sebaliknya, dokumen yang dipindai dapat dengan mudah diemail atau ditempatkan di jaringan yang dapat diakses oleh associate.Apa yang dulu membutuhkan waktu berhari -hari sekarang hanya membutuhkan beberapa menit untuk dicapai dengan pencitraan dokumen.

Pencitraan dokumen telah mengubah cara banyak perusahaan menyimpan dokumen penting, serta membuatnya lebih mudah untuk mengambil data saat dibutuhkan.Apakah dokumen terdiri dari gambar, kontrak, atau skema bangunan, gambar makalah penting dilestarikan dan tersedia kapan pun mereka dibutuhkan.