Apa tips terbaik untuk pelacakan pesanan pembelian?

Akan sulit untuk mempertahankan kontrol atas inventaris serta biaya produk tanpa sistem pelacakan pesanan pembelian yang baik.Pesanan pembelian dapat dikirimkan, difaks, dikirim melalui email, atau hanya dipanggil ke vendor.Ada pesanan pembelian elektronik, biasanya antara bisnis, serta bentuk sekali pakai, seperti yang digunakan di toko ritel.Beberapa bisnis menggunakan pesanan pembelian selimut untuk melacak pembelian yang dilakukan untuk kategori produk tertentu.Sistem pelacakan pesanan pembelian, terlepas dari formatnya, harus dirancang untuk memberi perusahaan informasi terbanyak untuk membuat keputusan pembelian yang baik.

Pesanan pembelian adalah dokumen komersial yang dikirim perusahaan pembelian ke perusahaan penjualan yang menunjukkan produk,jumlah, dan harga.Ini adalah perjanjian dan penawaran hukum untuk membeli produk dan/atau layanan.Pelacakan pesanan pembelian penting untuk kontrol internal perusahaan.

Formulir pesanan pembelian harus menunjukkan tanggal dan tanggal pesanan yang diperlukan, metode pengiriman, dan nama dan alamat vendor.Itu juga harus berisi produk yang dipesan, biaya untuk setiap item, dan total harga.Pajak penjualan juga harus dimasukkan jika berlaku.Generasi elektronik formulir pesanan pembelian di beberapa perusahaan juga dapat dikaitkan dengan inventaris untuk menjaga keseimbangan produk yang ada.

First Perusahaan harus tahu apa yang telah dipesan.Kurangnya informasi ini dapat menyebabkan perusahaan berakhir dengan inventaris yang terlalu sedikit dan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggannya atau terlalu banyak inventaris, yang membuang -buang ruang dan mengurangi arus kas.Sistem pelacakan pesanan pembelian yang baik akan memungkinkan perusahaan untuk melihat secara instan apa yang telah dipesan dan melacak status pesanan.

Perusahaan yang menggunakan sistem pelacakan pesanan pembelian juga mengurangi kemungkinan penipuan karyawan.Misalnya, penting untuk memiliki nomor yang telah ditetapkan sebelumnya untuk setiap pesanan pembelian.Ini menghindari kemungkinan karyawan memesan barang dari vendor dan menggunakan produk untuk keuntungan pribadi.

Seringkali perusahaan akan menggunakan sistem otomatis untuk membuat dan melacak pesanan pembelian.Dengan cara ini, perusahaan dapat mempertahankan katalog produk yang dapat diurutkan berdasarkan vendor, produk, dan harga.Selain itu, sistem akan menghasilkan database untuk menyimpan daftar inventaris dan terus memperbarui daftar itu.Perangkat lunak tersedia yang akan membuat formulir pesanan pembelian, melacak pesanan pembelian yang beredar dan lengkap, dan bahkan menganalisis tren pembelian untuk membantu dalam negosiasi harga dengan vendor.

Sistem pelacakan pesanan pembelian memusatkan pembelian, yang menghindari duplikasi.Sistem elektronik juga akan menyediakan database vendor dan memungkinkan pesanan pembelian dikirim untuk menghilangkan kelebihan dokumen.Manajemen Pesanan Pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan pembeliannya dan membatasi kemungkinan pencurian.