Những lời khuyên tốt nhất để theo dõi đơn đặt hàng là gì?

Sẽ rất khó để duy trì quyền kiểm soát hàng tồn kho cũng như chi phí sản phẩm mà không cần hệ thống theo dõi đơn đặt hàng tốt.Đơn đặt hàng mua có thể được gửi qua thư, fax, gửi email hoặc được gọi đơn giản đến nhà cung cấp.Có các đơn đặt hàng điện tử, thường là giữa các doanh nghiệp, cũng như hình thức sử dụng một lần, chẳng hạn như các đơn hàng được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ.Một số doanh nghiệp sử dụng một đơn đặt hàng mua chăn để theo dõi các giao dịch mua được thực hiện cho một số loại sản phẩm nhất định.Một hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, bất kể định dạng của nó, nên được thiết kế để cung cấp cho một công ty nhiều thông tin nhất để đưa ra quyết định mua hàng tốt.

Đơn đặt hàng là một tài liệu thương mại mà một công ty mua hàng gửi cho một công ty mua bán cho biết sản phẩm,Số lượng, và giá cả.Đó là một thỏa thuận và một đề nghị pháp lý để mua sản phẩm và/hoặc dịch vụ.Theo dõi đơn hàng mua hàng rất quan trọng đối với việc kiểm soát nội bộ của một công ty. Mẫu đơn đặt hàng sẽ hiển thị ngày đặt hàng và ngày yêu cầu, phương thức vận chuyển và tên và địa chỉ nhà cung cấp.Nó cũng phải chứa sản phẩm đặt hàng, chi phí cho mỗi mặt hàng và tổng giá.Thuế bán hàng cũng nên được bao gồm nếu áp dụng.Thế hệ điện tử của các mẫu đơn đặt hàng ở một số công ty cũng có thể được gắn với hàng tồn kho để duy trì sự cân bằng của sản phẩm trong tay.

Đầu tiên Công ty phải biết những gì đã được đặt hàng.Thiếu thông tin này có thể khiến công ty kết thúc với quá ít hàng tồn kho và không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc quá nhiều hàng tồn kho, làm lãng phí không gian và giảm dòng tiền.Một hệ thống theo dõi đơn đặt hàng tốt sẽ cho phép một công ty xem ngay những gì đã được đặt hàng và theo dõi tình trạng của các đơn đặt hàng. Một công ty sử dụng hệ thống theo dõi đơn hàng mua hàng cũng cắt giảm khả năng gian lận của nhân viên.Ví dụ, điều quan trọng là phải có một số được chỉ định trước cho mỗi đơn đặt hàng.Điều này ngăn chặn khả năng một nhân viên đặt hàng hàng hóa từ nhà cung cấp và sử dụng các sản phẩm vì lợi ích cá nhân.

Thường thì một công ty sẽ sử dụng một hệ thống tự động để tạo và theo dõi các đơn đặt hàng.Theo cách này, công ty có thể duy trì một danh mục sản phẩm có thể được sắp xếp theo nhà cung cấp, sản phẩm và giá cả.Ngoài ra, hệ thống sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu để lưu trữ một danh sách hàng tồn kho và liên tục cập nhật danh sách đó.Phần mềm có sẵn sẽ tạo ra mẫu đơn đặt hàng, theo dõi các đơn đặt hàng xuất sắc và hoàn thành và thậm chí phân tích xu hướng mua hàng để hỗ trợ đàm phán giá với các nhà cung cấp. Hệ thống theo dõi đơn hàng mua hàng tập trung vào việc mua hàng, tránh được sự trùng lặp.Một hệ thống điện tử cũng sẽ cung cấp một cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp và cho phép các đơn đặt hàng được gửi email để loại bỏ các thủ tục giấy tờ dư thừa.Quản lý đơn đặt hàng cho phép công ty kiểm soát các giao dịch mua của mình và hạn chế khả năng trộm cắp.