Apa itu ajakan penawaran?

Permohonan tawaran adalah strategi yang digunakan oleh banyak perusahaan dan entitas lain sebagai sarana untuk terhubung dengan vendor potensial dan mengundang mereka untuk terlibat dalam semacam dialog tentang kemungkinan hubungan kerja.Dalam konteks proses ajakan, biasanya ada instruksi mengenai cara memulai kontak dan memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam peluang seperti mengajukan proposal dan kutipan untuk proyek, dan berpartisipasi dalam situasi lelang untuk mengamankan barang atau jasa.Sejumlah alat komunikasi yang berbeda dapat digunakan dalam proses ajakan penawaran, termasuk komunikasi terkontrol melalui surat dan menggunakan opsi media publik untuk mencapai berbagai calon potensial.

Salah satu pendekatan yang lebih runcing untuk meminta ajakan adalah untuk perusahaan, lembaga pemerintah dan entitas lain untuk melakukan penelitian pribadi di ujung depan, kemudian mengundang vendor yang memenuhi kualifikasi mereka untuk memberikan informasi tentang apa yang dapat mereka tawarkan baik dalam hal produk maupunharga.Salah satu mekanisme umum untuk pendekatan ini adalah mengeluarkan permintaan proposal (RFP) kepada kelompok vendor potensial tertentu, kemudian mengevaluasi semua proposal yang diajukan untuk menentukan siapa yang akan diberikan bisnis.Pendekatan serupa adalah mengeluarkan permintaan kutipan (RFQ), strategi yang juga dapat digunakan untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor atau terkait dengan proyek satu kali.

Dengan proses ajakan penawaran, dimungkinkan untuk menyusun proses dengan cara apa pun yang menjadi kepentingan terbaik perusahaan.Dalam beberapa kasus, proses tersebut dapat melibatkan permintaan penawaran yang disegel, yang berarti bahwa hanya mereka yang ditugasi mengevaluasi proposal atau tawaran yang benar -benar melihat harga yang diajukan oleh semua penawar.Di lain waktu, seperti ketika proses lelang digunakan sebagai bagian dari ajakan, perusahaan dapat mengizinkan semua vendor potensial untuk melihat tawaran terendah saat ini tanpa harus mengungkapkan identitas penawar rendah itu.

Menghubungkan dengan vendor potensial dapat menggunakan pendekatan yang sangat luas serta yang lebih fokus.Bukan hal yang aneh bagi pemerintah, provinsi, dan bahkan pemerintah nasional untuk mengiklankan proyek -proyek yang akan datang di semua jenis media untuk mendorong penyedia yang memenuhi syarat untuk mengajukan tawaran dalam beberapa bentuk.Mempublikasikan peluang ajakan penawaran mungkin melibatkan penggunaan media cetak yang tersedia secara luas atas permintaan, atau didistribusikan menggunakan kampanye surat langsung untuk menjangkau audiens seluas mungkin.Sejak munculnya Internet, semakin umum bagi lembaga pemerintah serta beberapa bisnis untuk membangun situs web yang ditujukan untuk proyek saat ini yang terbuka untuk tawaran.Biasanya, baik publikasi cetak dan situs web akan mencakup perincian tentang cara untuk memenuhi syarat untuk pengiriman tawaran, rincian cara mengirimkan penawaran atau proposal, dan cara memeriksa status tawaran di kemudian hari.