Apa itu kelompok personalia?

Organisasi besar biasanya menggunakan kelompok personalia sebagai cara untuk mendefinisikan berbagai jenis karyawan.Pengembangan istilah ini terkait erat dengan adopsi sistem informasi sumber daya manusia (HRI), yang telah merevolusi proses bisnis sumber daya manusia dalam berbagai perusahaan.Kelompok personalia digunakan untuk memenuhi tiga kebutuhan mengemudi: membuat metode mengidentifikasi karyawan yang memiliki fungsi spesifik, memungkinkan pemeliharaan dan pengujian yang lebih mudah, dan melacak aktivitas berdasarkan kelompok.

Saat mendefinisikan kelompok personalia, cara termudah untuk dilakukanIni untuk meninjau struktur organisasi pada tingkat tinggi.Kelompok yang berserikat adalah tempat yang mudah untuk memulai, seperti dalam kelompok serikat, semua karyawan akan memiliki kondisi kerja khusus.Ini mungkin termasuk hak liburan, aturan perhitungan lembur, iuran serikat pekerja dan persyaratan senioritas.

Nomenklatur yang digunakan untuk mendefinisikan grup personel bervariasi, dan tergantung pada perangkat lunak SDM yang ada, mungkin ada batasan pada jumlah karakter.Biasanya, sebagian besar organisasi menggunakan akronim untuk Union atau deskripsi posisi utama untuk mengidentifikasi kelompok personel.Meskipun urutan angka dapat digunakan, ini dapat dengan cepat menjadi sangat kompleks untuk staf sumber daya manusia, arsitek data, dan orang lain yang perlu memanipulasi data.

Setelah kelompok serikat ditugaskan kelompok personalia yang unik, tahap selanjutnya adalah mendefinisikan kelompok untuk karyawan yang tersisa.Ada berbagai metodologi yang digunakan untuk tujuan ini, tergantung pada kompleksitas organisasi.Lihatlah berbagai posisi atau deskripsi pekerjaan dan identifikasi kesamaan yang mencakup banyak karyawan.Kesamaan ini harus menjadi item yang perlu dilakukan perusahaan untuk membuat laporan unik.Eksekutif di Wakil Presiden dan tingkat yang lebih tinggi sering dikelompokkan bersama menjadi satu kelompok personalia.

Hindari membuat grup personalia berdasarkan lokasi atau struktur pelaporan serupa.Kesamaan ini sudah diidentifikasi melalui alamat surat, indikator lokasi, dan nomor pekerjaan atau judul.Sebaliknya, lihat satu tingkat lebih tinggi, fokus pada kelayakan rencana manfaat serupa atau tugas pekerjaan.

Kelompok personalia harus diatur dalam struktur yang meniru struktur organisasi yang sebenarnya sedekat mungkin.Opsi harus ada untuk memungkinkan laporan dijalankan untuk berbagai cabang struktur organisasi, menyatukan banyak kelompok personel sesuai kebutuhan.Laporan ringkasan biasanya diprogram untuk menggunakan struktur hierarki untuk memenuhi kebutuhan ini dan dapat dibangun ke dalam layar pemilihan pelaporan.

Penting untuk mengidentifikasi kelompok personel dengan benar, karena setiap perubahan pada kesamaan kelompok dapat diubah sekali dan diterapkan pada semuakaryawan dalam grup ini.Misalnya, jika semua staf yang berserikat memenuhi syarat untuk kenaikan gaji tahunan, maka perubahan ini dapat diterapkan pada kelompok personalia tertentu.Ini sangat menyederhanakan persyaratan pemrograman, pengujian, dan komunikasi.