Apa itu siklus pengadaan?

Siklus pengadaan adalah serangkaian langkah yang terlibat dalam proses memperoleh barang untuk dijual atau digunakan oleh perusahaan atau agen.Dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan akan produk yang diberikan, bergerak melalui proses pembelian dan pengiriman, dan berakhir pada saat pembaruan, di mana orang memutuskan apakah mereka membutuhkan lebih banyak produk.Seringkali, seluruh departemen mengawasi proses ini.Departemen ini harus menemukan produk terbaik dengan harga terbaik, mengingat batasan seperti menolak melakukan bisnis dengan perusahaan atau negara tertentu dalam proses memutuskan apa yang harus didapat dan dari mana.

Ketika perusahaan mengidentifikasi kebutuhan akan suatu produk, pengadaan tersebutSiklus dimulai, dengan mengumpulkan informasi.Orang -orang meneliti opsi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan mengumpulkan data tentang harga, diskon, waktu pengiriman, dan masalah lainnya.Setelah mereka mengidentifikasi sumber terbaik, mereka mendekati pemasok untuk masuk ke dalam negosiasi kontrak.Ini bisa sesederhana memesan beberapa kasus kertas dari pabrik kertas, atau serumit negosiasi untuk sistem komputer yang sama sekali baru untuk agen pemerintah.

Selama bagian dari siklus pengadaan ini, orang -orang di kedua sisi bekerja untuk mendapatkankesepakatan terbaik.Pemasok akan mempertimbangkan faktor -faktor seperti ukuran pesanan dan probabilitas pesanan berulang, sementara perusahaan berpikir tentang masalah seperti seberapa cepat membutuhkan produk.Ini dapat meminta sampel untuk memberikan kesempatan untuk menilai kualitas dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok.Akhirnya, itu akan menyelesaikan kesepakatan dengan kontrak penjualan, dan menunggu pengiriman.

Setelah pengiriman, orang menggunakan atau menjual produk, membawa siklus pengadaan ke penutupan saat mereka menghadapi kebutuhan baru untuk produk, atau penyelesaian aProyek dan tidak perlu lebih membutuhkan produk yang diberikan.Mereka dapat membuang produk yang tidak digunakan, mengembalikan penyewaan, menyingkirkan produk yang rusak dan bekas, dan memutuskan apakah mereka perlu memesan lebih banyak.Pada titik ini dalam siklus pengadaan, orang mungkin meminta umpan balik dari karyawan dan orang lain tentang seberapa baik produk memenuhi kebutuhan mereka, untuk memutuskan apakah mereka ingin menggunakan pemasok yang sama atau beralih ke seseorang yang baru.

Biasanya ada prosedur pengadaan spesifikdi tempat di sebuah perusahaan.Orang -orang harus mengikuti ini jika mereka ingin memesan produk baru, dari mengajukan formulir permintaan yang benar untuk memastikan bahwa seseorang tersedia untuk menandatangani produk pada saat pengiriman.Ini bisa rumit di tempat kerja dengan masalah seperti masalah keamanan, di mana melindungi keamanan tempat kerja mungkin memerlukan beberapa langkah tambahan, seperti menjalankan pemeriksaan latar belakang pada pemasok, selama siklus pengadaan.