Apa itu dokumen?

Dokumen adalah istilah umum untuk berbagai bentuk, faktur, daftar, resume dan pekerjaan yang perlu diselesaikan di setiap bisnis.Meskipun komputer telah menghilangkan beberapa dokumen seperti memo kertas untuk sebagian besar, formulir dan kertas lain masih diperlukan di sebagian besar kantor.Di banyak kantor, surat -surat yang sama dapat ditangani dan diproses oleh banyak orang sebelum mereka diajukan, disimpan atau dirobek.

Banyak ahli efisiensi kantor menyarankan agar setiap selembar kertas harus pergi ke tempat yang harus ditangani oleh departemen atau orang itu.Setelah membaca dan bekerja dengan setiap selembar kertas, itu dapat diajukan, dirobek, dibuang, didaur ulang atau digantung di papan buletin.Dokumen yang masih diperlukan untuk diselesaikan dapat disimpan di baki berjenjang.Baki harus diberi label untuk menghindari tumpukan kertas campuran di nampan.

Cara klasik memberi label baki, atau keranjang, di meja dokor dokumen multi-level teratas adalah dengan kata-kata di dan . dalam keranjang adalah untuk dokumen yang masuk yang perlu dilakukan dan keranjang

memegang dokumen keluar yang selesai.Beberapa pekerja kantor masih memberi label baki meja dengan cara ini sementara yang lain mungkin melupakan label sama sekali.Beberapa pekerja tidak menggunakan nampan multi-tier untuk dokumen, tetapi mungkin menggunakan file gantung untuk menyimpan kertas di laci meja yang dalam.

Beberapa pekerja sepertinya menyimpan sebagian besar dokumen mereka di tumpukan di meja mereka, tetapi sebagian besar pakar organisasi bisnis menyarankanHanya memiliki proyek terkini di desktop.Proyek dokumen lainnya dapat disimpan dalam baki atau file untuk referensi yang mudah.Harus mencari melalui dokumen yang tidak terorganisir untuk menemukan sesuatu dapat mengurangi produktivitas. Jenis pekerjaan kertas yang umum untuk sebagian besar bisnis termasuk formulir, laporan, catatan hukum, brief proyek, evaluasi karyawan, faks, surat, laporan pengiriman, pesanan dan faktur.Banyak perusahaan menggunakan pesanan komputer dan faktur serta email daripada surat.Namun sebagian besar perusahaan mencetak salinannya untuk departemen lain seperti departemen akuntansi.Beberapa kantor mungkin hampir tanpa kertas, tetapi banyak yang masih bekerja untuk mencapai titik itu.Sebagian besar bisnis saat ini mendaur ulang dokumen mereka jika memungkinkan dan kotak daur ulang kertas adalah pemandangan umum di kantor saat ini.