Cos'è le scartoffie?

Le scartoffie sono un termine generale per le diverse forme, fatture, elenchi, curriculum e lavoro che devono essere completati in ogni business.Sebbene i computer abbiano eliminato alcuni documenti come i memo di carta per la maggior parte, le forme e altri documenti sono ancora necessari nella maggior parte degli uffici.In molti uffici gli stessi articoli possono essere gestiti ed elaborati da molte persone prima di essere archiviati, conservati o distrutti.

Molti esperti di efficienza degli uffici consigliano che ogni pezzo di carta dovrebbe andare dove deve andare subito per essere gestiti da quel dipartimento o da persona.Dopo aver letto e lavorato con ogni pezzo di carta, può essere archiviato, distrutto, buttato fuori, riciclato o appeso su una bacheca.Le scartoffie che sono ancora necessarie per completare possono essere conservate in un vassoio a più livelli.I vassoi devono essere etichettati per evitare pile miste di documenti nei vassoi.

Il modo classico di etichettare i vassoi o i cestini, in una scrivania Top Multi-Leveld Scristwork Porta è con le parole in e .Il nel cestino è per le scartoffie in arrivo che devono essere fatte e il cestino contiene scartoffie in uscita che sono finite.Alcuni impiegati etichettano ancora i loro vassoi da scrivania in questo modo mentre altri possono rinunciare del tutto alle etichette.Alcuni lavoratori non usano vassoi a più livelli per le scartoffie, ma possono utilizzare file sospesi per archiviare documenti in un profondo cassetto della scrivania.

Alcuni lavoratori sembrano solo mantenere la maggior parte dei loro documenti in una pila sulla loro scrivania, ma la maggior parte degli esperti organizzativi suggerisconoavere solo il progetto più attuale sul desktop.Altri progetti di scartoffie possono essere archiviati in vassoi o file per un facile riferimento.Dover cercare attraverso le scartoffie disorganizzate per trovare qualcosa può ridurre la produttività.

I tipi di lavoro cartacei comuni alla maggior parte delle aziende includono moduli, report, registri legali, brief di progetto, valutazioni dei dipendenti, fax, lettere, report di spedizione, ordini e fatture.Molte aziende utilizzano ordini di computer e fatture, nonché e -mail piuttosto che lettere.Tuttavia, la maggior parte delle aziende stampano copie di questi per altri dipartimenti come il dipartimento contabile.Alcuni uffici potrebbero essere praticamente senza carta, ma molti stanno ancora lavorando per arrivare a quel punto.La maggior parte delle aziende oggi ricicla i loro documenti quando possibile e le scatole di riciclaggio di carta sono uno spettacolo comune negli uffici di oggi.