Apa itu Pengadaan Cetak?
Istilah pengadaan cetak digunakan untuk menggambarkan proses yang digunakan untuk mengelola pencetakan dan mencetak biaya terkait.Banyak perusahaan besar menghabiskan sejumlah besar uang dan waktu staf untuk mengatur pekerjaan cetak besar, atau penyediaan layanan pencetakan dalam organisasi.Tujuan pengadaan cetak adalah untuk mengelola biaya ini melalui implementasi serangkaian konsep pengadaan strategis.
Konsep utama dalam pengadaan strategis adalah bahwa melalui perencanaan lanjutan dan kegiatan pembelian konsolidasi, suatu organisasi dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan.Selain pengurangan sebenarnya dalam pengeluaran, proses ini dapat menyebabkan operasi bisnis yang lebih efisien dan karenanya meningkatkan profitabilitas.
Di sebagian besar organisasi besar, setiap departemen diharuskan untuk mengajukan anggaran tahunan pengeluarannya untuk tahun ini.Dalam pengadaan cetak, informasi yang terkait dengan biaya pencetakan diteruskan ke departemen pengadaan.Petugas Pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau informasi dan menentukan apakah ada peluang untuk pengadaan strategis.
Contoh yang umum digunakan dalam pengadaan cetak adalah pencetakan brosur.Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan.Dalam pengadaan cetak, kontrak dinegosiasikan dan ditandatangani dengan daftar pendek pemasok, berdasarkan volume aktivitas yang dianggarkan untuk tahun ini.Semua departemen mendapat manfaat dari harga per halaman yang lebih rendah, serta penghematan dalam waktu staf menemukan banyak pemasok dan meminta kutipan.
Jenis pembelian strategis ini bekerja paling baik dalam suatu organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya.Masalah seputar tanggal pengiriman, memutuskan apakah partisipasi wajib atau sukarela, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal.Bicaralah dengan pengguna bisnis untuk menentukan persyaratan yang tepat dan temukan kesamaan jika memungkinkan.
Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan total persyaratan sumber daya untuk departemen yang berbeda dan membuat satu pesanan pembelian atau kontrak.Departemen dapat berlokasi secara fisik di berbagai bangunan, dengan persyaratan produk, selama semua produk ini termasuk dalam kontrak asli.Praktik ini semakin umum di perusahaan sektor pemerintah dan publik, di mana jenis barang yang sama dapat dibeli untuk berbagai lembaga atau departemen.
Overhead administrasi adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh pengadaan untuk membayar siklus.Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, produksi cek, dan penyelesaian pertanyaan vendor.Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk periode waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu.Harga dan negosiasi massal sangat penting saat menyelesaikan proyek pengadaan cetak.Negosiasi harga dan layanan biasanya diselesaikan oleh direktur pengadaan atau agen pembelian senior.