Mua sắm in là gì?

Thuật ngữ mua sắm in được sử dụng để mô tả quá trình được sử dụng để quản lý in và in chi phí liên quan.Nhiều công ty lớn dành một số tiền đáng kể và nhân viên thời gian sắp xếp cho các công việc in lớn hoặc cung cấp dịch vụ in trong tổ chức.Mục đích của mua sắm in là quản lý các chi phí này thông qua việc thực hiện một loạt các khái niệm mua sắm chiến lược.Khái niệm chính trong mua sắm chiến lược là thông qua các hoạt động mua hàng tiên tiến và hợp nhất, một tổ chức có thể trải nghiệm tiết kiệm chi phí đáng kể.Ngoài việc giảm chi phí thực tế, các quy trình này có thể dẫn đến hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và do đó tăng lợi nhuận.Trong hầu hết các tổ chức lớn, mỗi bộ phận được yêu cầu nộp ngân sách hàng năm về chi tiêu trong năm.Trong mua sắm in, thông tin liên quan đến chi phí in được chuyển cho bộ phận mua sắm.Cán bộ mua sắm có trách nhiệm xem xét thông tin và xác định xem có bất kỳ cơ hội nào để mua sắm chiến lược hay không.Một ví dụ thường được sử dụng trong mua sắm in là in tài liệu.Nhiều công ty cho phép các bộ phận tìm máy in của riêng họ, thương lượng giá dựa trên khối lượng của họ và chọn loại tài liệu mà họ muốn.Trong mua sắm in, các hợp đồng được đàm phán và ký hợp đồng với một danh sách ngắn các nhà cung cấp, dựa trên khối lượng hoạt động ngân sách trong năm.Tất cả các bộ phận được hưởng lợi từ giá thấp hơn trên mỗi trang, cũng như tiết kiệm trong thời gian nhân viên định vị nhiều nhà cung cấp và yêu cầu báo giá.

Loại mua hàng chiến lược này hoạt động tốt nhất trong một tổ chức cam kết giảm chi phí.Các vấn đề xung quanh ngày giao hàng, quyết định nếu sự tham gia là bắt buộc hoặc tự nguyện, và các vấn đề dịch vụ khách hàng phải được giải quyết trong nội bộ.Nói chuyện với người dùng doanh nghiệp để xác định các yêu cầu chính xác của họ và tìm điểm tương đồng nếu có thể.Mua nhóm là quá trình kết hợp các yêu cầu tài nguyên cho các bộ phận khác nhau và tạo một đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.Các bộ phận có thể được đặt trong các tòa nhà khác nhau, với các yêu cầu sản phẩm, miễn là tất cả các sản phẩm này được bao gồm trong hợp đồng ban đầu.Thực tiễn này ngày càng phổ biến trong các công ty chính phủ và khu vực công, trong đó cùng loại vật phẩm có thể được mua cho các tổ chức hoặc phòng ban khác nhau. Chi phí hành chính là chi phí cho tổ chức cho toàn bộ mua sắm để trả tiền.Điều này bao gồm mức lương và chi phí hỗ trợ cho nhân viên mua sắm, xử lý hóa đơn, kiểm tra sản xuất và giải quyết các yêu cầu của nhà cung cấp.Các tổ chức kết hợp tổng số lượng cần thiết trong một khoảng thời gian cụ thể có thể nhận được giá thấp hơn, dựa trên một mức đơn hàng cụ thể.Giá cả và đàm phán là rất quan trọng khi hoàn thành các dự án mua sắm in.Các cuộc đàm phán về giá và dịch vụ thường được hoàn thành bởi Giám đốc mua sắm hoặc đại lý mua hàng cấp cao.