Apa itu Perencanaan Proyek?

Sebagai elemen penting dari manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan item tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten.Ketika dieksekusi dengan benar, perencanaan proyek juga akan mencakup tanggal target untuk penyelesaian setiap item tindakan, sehingga memungkinkan untuk bergerak maju dengan item yang tertunda lainnya dengan cara yang tertib.Rencana proyek yang sebenarnya disebut sebagai Daftar Eskalasi di beberapa pengaturan bisnis.

Sementara beberapa percaya bahwa perencanaan proyek dan perencanaan proses adalah sama, bukan itu masalahnya.Keduanya adalah elemen kunci dalam manajemen proyek, tetapi fokus masing -masing elemen adalah gratis daripada sama.Perencanaan proses lebih fokus pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Sebaliknya, perencanaan proyek akan fokus pada mengidentifikasi dan mengatur tugas -tugas individual yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang diidentifikasi dalam perencanaan proses.

Untuk menjaga perencanaan proyek di jalur, seorang manajer proyek biasanya mengepalai tim yang ditugaskan dengan tanggung jawab menerapkan setiap item tindakan atau langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.Manajer membantu mengoordinasikan tindakan setiap anggota tim, mengukur kemajuan, dan membuat keputusan mengenai perubahan rencana proyek kapan dan sebagaimana diperlukan.Secara umum, manajer proyek akan mendukung tim dengan cara apa pun yang diperlukan untuk menjaga proyek bergerak maju secara tepat waktu dan hemat biaya.Manajer proyek juga sering bertanggung jawab secara langsung kepada pemilik perusahaan dan orang lain yang bertanggung jawab atas fungsi keseluruhan bisnis.

Seperti jenis perencanaan bisnis apa pun, perencanaan proyek adalah tentang mendapatkan manfaat paling besar sambil memanfaatkan sumber daya yang tersedia.Untuk itu, salah satu tujuan dari jenis perencanaan ini adalah untuk membangun data realistis dalam hal berapa banyak yang dibutuhkan dari setiap sumber daya yang dibutuhkan dan berapa lama sumber daya akan diperlukan.Misalnya, rencana proyek mungkin mengharuskan penggunaan truk untuk mengangkut bahan ke lokasi bangunan.Rencana tersebut akan menjadwalkan pengiriman berdasarkan kapan bahan diperlukan, memungkinkan perusahaan untuk menggunakan truk tersebut untuk tujuan lain ketika tidak diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sedang dipertimbangkan.

Hari ini, perencanaan proyek sering ditingkatkan dengan penggunaan perangkat lunak untuk mengembangkan rencana umum dan untuk membuat semua anggota tim sadar akan kemajuan pada rangkaian item tindakan saat ini.Perangkat lunak perencanaan proyek memudahkan untuk mengatur item tindakan ke dalam urutan yang paling logis, menetapkan tanggal penyelesaian yang wajar untuk setiap item pada rencana, dan melacak faktor apa pun yang memengaruhi kemajuan proyek.Perangkat lunak perencanaan dapat berupa paket perangkat lunak berpemilik yang dikembangkan terutama untuk penggunaan satu perusahaan, atau menjadi produk komersial yang cocok untuk perencanaan proyek dalam sejumlah pengaturan bisnis yang berbeda.