Kế hoạch dự án là gì?

Là một yếu tố thiết yếu của quản lý dự án, lập kế hoạch dự án liên quan đến việc phát triển các mục hành động và lập kế hoạch sẽ giúp dự án tiến lên phía trước trên cơ sở nhất quán.Khi được thực hiện đúng cách, kế hoạch dự án cũng sẽ bao gồm ngày mục tiêu để hoàn thành từng mục hành động, cho phép di chuyển về phía trước với các mục đang chờ xử lý khác theo cách có trật tự.Một kế hoạch dự án thực tế được gọi là một danh sách leo thang

trong một số cài đặt kinh doanh.Trong khi một số người tin rằng lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch quy trình là như nhau, đó không phải là trường hợp.Cả hai đều là các yếu tố chính trong quản lý dự án, nhưng trọng tâm của mỗi yếu tố là miễn phí chứ không giống nhau.Lập kế hoạch quy trình tập trung nhiều hơn vào việc lựa chọn các tài nguyên cần thiết cho dự án, cũng như cung cấp một khung chung để đạt được kết thúc mong muốn.Ngược lại, lập kế hoạch dự án sẽ tập trung vào việc xác định và sắp xếp các nhiệm vụ riêng lẻ cần thiết để hoàn thành từng bước trong dự án bằng cách sử dụng các tài nguyên được xác định trong kế hoạch quy trình.Để giữ cho kế hoạch dự án theo khóa học, một người quản lý dự án thường đứng đầu nhóm chịu trách nhiệm thực hiện từng mục hành động hoặc bước cần thiết để hoàn thành dự án.Người quản lý giúp điều phối các hành động của từng thành viên trong nhóm, đo lường tiến độ và đưa ra quyết định liên quan đến các thay đổi đối với kế hoạch dự án khi nào và khi cần thiết.Nói chung, người quản lý dự án sẽ hỗ trợ nhóm một cách cần thiết để giữ cho dự án tiến lên một cách kịp thời và hiệu quả về chi phí.Người quản lý dự án cũng thường chịu trách nhiệm trực tiếp cho chủ sở hữu công ty và những người khác chịu trách nhiệm về chức năng chung của doanh nghiệp.Giống như bất kỳ loại kế hoạch kinh doanh nào, kế hoạch dự án là về việc đạt được lợi ích nhất trong khi sử dụng khôn ngoan nhất các tài nguyên có sẵn.Cuối cùng, một mục tiêu của loại kế hoạch này là thiết lập dữ liệu thực tế về mức độ cần thiết của mỗi tài nguyên cần thiết và thời gian tài nguyên sẽ được yêu cầu.Ví dụ, một kế hoạch dự án có thể yêu cầu sử dụng xe tải để chuyên chở vật liệu đến một trang web xây dựng.Kế hoạch sẽ lên lịch giao hàng dựa trên khi cần vật liệu, giúp công ty có thể sử dụng các xe tải đó cho các mục đích khác khi không cần thiết để hoàn thành dự án đang được xem xét.Hôm nay, kế hoạch dự án thường được tăng cường với việc sử dụng phần mềm để phát triển kế hoạch chung và để giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm nhận thức được tiến trình trên bộ các mục hành động hiện tại.Phần mềm lập kế hoạch dự án giúp dễ dàng sắp xếp các mục hành động vào chuỗi hợp lý nhất, đặt ngày hoàn thành hợp lý cho từng mục trong kế hoạch và theo dõi bất kỳ yếu tố nào ảnh hưởng đến tiến trình của dự án.Phần mềm lập kế hoạch có thể là gói phần mềm độc quyền được phát triển đặc biệt cho việc sử dụng một công ty hoặc là một sản phẩm thương mại cho vay để lập kế hoạch dự án trong một số cài đặt kinh doanh khác nhau.