Apa cara terbaik untuk mengatur file?

Menyimpan dokumen agar dapat membantu Anda menemukan kertas saat Anda membutuhkannya tanpa harus mencari di mana -mana.Beberapa orang mungkin tidak meluangkan waktu untuk mengatur file karena mereka tidak yakin harus mulai dari mana, tetapi penting untuk menjaga semuanya tetap teratur dan tidak berantakan.Meskipun memiliki file yang terorganisir mungkin tampaknya tidak mungkin, terutama jika Anda saat ini melihat lemari file yang meluap, itu sangat bisa dilakukan.

Ada yang mungkin tidak yakin berapa lama mereka harus menyimpan kertas mereka.Selama surat -surat Anda sangat penting untuk keperluan pajak, penting untuk menahannya dari bulan Januari hingga pajak Anda selesai pada tahun berikutnya.Setelah menyelesaikan pajak Anda, akuntan Anda dapat memberi tahu berapa lama lagi Anda harus menyimpan dokumen.Makalah mengenai pajak Anda, catatan medis, rekening pensiun dan tabungan dan catatan perumahan harus disimpan secara permanen.Kertas yang relevan dengan barang -barang mahal Anda seperti perhiasan, mobil, dan barang antik juga harus disimpan secara permanen.Laporan Kartu Kredit yang mungkin ingin Anda simpan selama tujuh tahun dan tagihan utilitas yang biasanya dapat Anda simpan selama sekitar satu tahun.

Ketika Anda ingin mengatur file, Anda dapat menghemat banyak waktu dan ruang jika Anda menyingkirkan apa yang tidak Anda butuhkan.Tempatkan setiap kertas di atas tumpukan dengan kertas lain yang sesuai dan apa pun yang tidak ingin Anda letakkan di tumpukan lain untuk dirobek.Setelah Anda berhemat, Anda tahu persis berapa banyak ruang yang Anda butuhkan untuk file Anda.Folder Folder Manila berguna ketika tiba saatnya untuk mengatur file.Tulis di tab apa yang berisi setiap folder dan letakkan folder dalam urutan abjad.Ajukan kertas yang terkandung di setiap folder ke dalam urutan tanggal, misalnya, letakkan kertas yang lebih lama di belakang dan yang lebih baru di depan.Ini tidak hanya lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, tetapi untuk ketika Anda perlu membersihkan folder juga.

File kertas bukan satu -satunya file yang bisa tidak terorganisir;File digital juga bisa.Untuk mengetahui apa yang perlu Anda atur, telusuri setiap area komputer Anda dan membersihkan file yang tidak lagi Anda butuhkan, apakah itu gambar atau dokumen.Jika Anda masih menginginkan file, pertimbangkan untuk mentransfernya ke kunci memori USB atau ke CD kosong.

Untuk mengatur file, Anda harus menunjuk tempat tertentu untuk masing -masing.Sama seperti Anda untuk file kertas, buat folder individual di komputer sesuai dengan kategori tertentu.Misalnya, kelompokkan proyek kerja Anda bersama dalam satu folder dan foto dari liburan keluarga tertentu di tempat lain dan beri labelnya.Apakah Anda membutuhkannya atau memutuskan ingin menghapusnya di masa depan, Anda tahu persis di mana menemukannya.Untuk memastikan semuanya tetap terorganisir, ingatlah untuk memberi label dengan benar setiap file digital yang Anda simpan dan masukkan ke dalam folder yang sesuai.

Memiliki file yang tidak sistematis dapat membuat Anda lelah dan frustrasi, tetapi jika Anda mengaturnya sekali, Anda mungkin tidak memilikiuntuk melakukannya lagi.Menjaga agar mereka tetap terorganisir akan mencegah Anda harus menghabiskan waktu melalui proses organisasi awal lagi.Meluangkan waktu untuk mengatur file dapat mengakibatkan Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya tanpa proses pencarian yang lengkap.Selain itu, file Anda diatur di satu tempat akan mencegah mereka menjadi kekacauan yang meluap ke seluruh rumah Anda.