Cách tốt nhất để sắp xếp các tập tin là gì?

Giữ giấy tờ theo thứ tự có thể giúp bạn tìm thấy giấy tờ khi bạn cần chúng mà không phải tìm kiếm tất cả.Một số người có thể không dành thời gian để tổ chức các tệp vì họ không chắc chắn bắt đầu từ đâu, nhưng điều quan trọng là phải giữ mọi thứ theo thứ tự và không bị ảnh hưởng.Mặc dù đã có các tệp có tổ chức có vẻ như không thể, đặc biệt nếu bạn hiện đang nhìn vào một tủ tệp tràn, nó rất có thể thực hiện được.Có những người có thể không chắc chắn họ nên giữ giấy tờ của họ bao lâu.Miễn là giấy tờ của bạn là điều cần thiết cho mục đích thuế, điều quan trọng là phải giữ chúng từ tháng 1 cho đến khi thuế của bạn kết thúc vào năm sau.Sau khi hoàn thành thuế của bạn, kế toán của bạn có thể tư vấn bao lâu bạn nên giữ giấy tờ.Giấy tờ liên quan đến thuế, hồ sơ y tế, tài khoản hưu trí và tiết kiệm và hồ sơ nhà ở của bạn nên được lưu giữ vĩnh viễn.Các giấy tờ có liên quan đến các mặt hàng đắt tiền của bạn như trang sức, xe hơi và đồ cổ cũng nên được giữ vĩnh viễn.Báo cáo thẻ tín dụng bạn có thể muốn giữ trong bảy năm và các hóa đơn tiện ích bạn thường có thể giữ trong khoảng một năm.Khi bạn muốn tổ chức các tệp, bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và không gian nếu bạn thoát khỏi những gì bạn không cần.Đặt mỗi tờ giấy lên một đống với các giấy tờ tương ứng khác và bất cứ điều gì bạn không muốn đặt lên một đống khác để cắt nhỏ.Sau khi bạn thu hẹp, bạn biết chính xác bạn cần bao nhiêu phòng cho các tập tin của mình.Các thư mục Manila rất hữu ích khi đến lúc tổ chức các tệp.Viết trên tab những gì mỗi thư mục chứa và đặt các thư mục theo thứ tự bảng chữ cái.Tệp các giấy tờ chứa trong mỗi thư mục vào thứ tự ngày, ví dụ, đặt các giấy tờ cũ hơn ở phía sau và các giấy tờ mới hơn ở phía trước.Điều này không chỉ dễ dàng hơn để tìm thấy những gì bạn cần, mà còn khi bạn cần làm sạch các thư mục. Các tập tin giấy không phải là tệp duy nhất có thể không có tổ chức;Các tập tin kỹ thuật số cũng có thể.Để biết những gì bạn cần tổ chức, hãy đi qua mọi lĩnh vực của máy tính và dọn dẹp các tệp mà bạn không còn cần, cho dù chúng là hình ảnh hay tài liệu.Nếu bạn vẫn muốn các tệp, hãy xem xét việc chuyển chúng vào khóa bộ nhớ USB hoặc vào CD trống. Để sắp xếp các tệp, bạn nên chỉ định một điểm cụ thể cho mỗi người trong số chúng.Giống như bạn làm cho các tập tin giấy, tạo các thư mục riêng lẻ trên máy tính theo các danh mục cụ thể.Ví dụ, nhóm các dự án công việc của bạn với nhau trong một thư mục và hình ảnh từ một kỳ nghỉ gia đình nhất định trong một kỳ nghỉ khác và dán nhãn cho chúng phù hợp.Cho dù bạn cần chúng hay quyết định bạn muốn xóa chúng trong tương lai, bạn sẽ biết chính xác nơi tìm chúng.Để đảm bảo mọi thứ được tổ chức, hãy nhớ dán nhãn chính xác cho từng tệp kỹ thuật số mà bạn lưu và đặt nó vào thư mục tương ứng. Có các tệp không hệ thống có thể khiến bạn bị bối rối và thất vọng, nhưng nếu bạn tổ chức chúng một lần, bạn có thể không cóđể làm lại chúng.Giữ chúng được tổ chức liên tục sẽ ngăn bạn không phải dành thời gian trải qua quá trình tổ chức ban đầu một lần nữa.Dành thời gian để tổ chức các tệp có thể dẫn đến việc bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần khi bạn cần nó mà không có quá trình tìm kiếm đầy đủ.Ngoài ra, việc tổ chức các tệp của bạn ở một nơi sẽ ngăn chúng trở nên lộn xộn tràn vào phần còn lại của nhà bạn.