Apa yang dilakukan asisten pengadaan?

Asisten pengadaan melakukan tugas -tugas penting dalam industri yang membutuhkan pasokan barang yang konstan, seperti perusahaan manufaktur.Posisi administrasi ini memastikan bahwa pekerja memiliki bahan yang cukup untuk produktivitas yang efektif, sambil menurunkan biaya untuk keuntungan perusahaan secara keseluruhan yang lebih tinggi.Asisten pengadaan harus merasa nyaman dengan kata yang tertulis dan diucapkan, serta mahir dalam perhitungan matematika.

Tugas utama asisten pengadaan adalah menjadwalkan pembelian materi dan memperkirakan waktu kedatangan.Bisnis tidak dapat kehabisan barang -barang penting untuk menciptakan produk yang sangat diinginkan, seperti komponen ponsel internal.Asisten memverifikasi inventaris saat ini dan mengamati penipisannya, baik di atas kertas atau dalam file elektronik, dan di gudang fisik.Tingkat inventaris yang rendah memerlukan pembelian dari vendor spesifik untuk pengiriman tepat waktu, mencegah kesenjangan inventaris apa pun.

Akurasi dalam memesan sangat penting untuk asisten pengadaan yang berhasil.Setiap kuantitas item harus dikonfirmasi sebelum pesanan pembelian ditempatkan dengan vendor.Ketik atau kesalahan yang nakal dapat secara tidak sengaja mengubah pesanan dari 44 menjadi 444 item, menyebabkan biaya besar untuk perusahaan dan tingkat inventaris yang berlebihan.

Setelah pengiriman diterima, asisten pengadaan harus memverifikasi bahwa barang -barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pembelian masukkuantitas dan jenis.Setiap variasi dari pesanan pembelian harus diselesaikan dengan menghubungi vendor.Asisten perlu memiliki keterampilan komunikasi yang tajam untuk menyelesaikan kesalahpahaman pengiriman apa pun.Komunikasi dengan vendor mungkin dalam bentuk panggilan telepon, email, atau faks.

Tugas utama lain untuk asisten pengadaan adalah menemukan vendor baru dengan produk berkualitas dan biaya rendah.Biaya material cenderung naik dengan inflasi, menyebabkan produk yang diproduksi secara keseluruhan memiliki label harga yang lebih tinggi.Asisten pengadaan dapat menemukan vendor material alternatif, melalui jaringan industri, untuk menyediakan persediaan yang lebih murah.Asisten bahkan dapat melakukan panggilan konferensi dengan pengawasnya, dan kemungkinan vendor baru, untuk membuat perjanjian bisnis.

Bergantung pada industri, asisten pengadaan mungkin perlu terbiasa dengan undang -undang bea cukai pemerintah untuk mengimpor materi.Banyak perusahaan menggunakan bahan dari negara lain, memotong biaya suku cadang penting.Mengimpor bagian membutuhkan lebih banyak waktu daripada bahan bergerak di dalam negeri, sehingga asisten perlu mempertimbangkan waktu pengiriman tambahan untuk mencegah gangguan produksi.

Asisten ini juga umumnya menyetujui pembayaran barang yang diterima.Perselisihan apa pun tentang pengiriman tidak akan dibayarkan sampai Asisten Pengadaan menyelesaikan dan menyetujui Bill of Sale.Asisten mungkin perlu menghitung persediaan secara fisik berulang kali untuk menyelesaikan inkonsistensi kuantitas, yang membutuhkan pergerakan gesit melalui nampan inventaris atau gudang.