Trợ lý mua sắm làm gì?

Một trợ lý mua sắm thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu trong các ngành công nghiệp đòi hỏi phải cung cấp liên tục các mặt hàng, chẳng hạn như các công ty sản xuất.Vị trí hành chính này đảm bảo rằng người lao động có đủ vật liệu cho năng suất hiệu quả, trong khi giảm chi phí cho lợi nhuận tổng thể cao hơn của công ty.Trợ lý mua sắm phải thoải mái với từ được viết và nói, cũng như thành thạo các tính toán toán học. Nhiệm vụ chính của một trợ lý mua sắm đang lên lịch mua hàng tài liệu và ước tính thời gian đến.Các doanh nghiệp không thể hết các mặt hàng thiết yếu để tạo ra một sản phẩm rất mong muốn, chẳng hạn như các thành phần điện thoại di động nội bộ.Trợ lý xác minh hàng tồn kho hiện tại và quan sát sự suy giảm của nó, cả trên giấy hoặc trong các tệp điện tử và trong kho vật lý.Mức hàng tồn kho thấp yêu cầu mua hàng từ nhà cung cấp cụ thể cho một lô hàng kịp thời, ngăn chặn mọi khoảng cách hàng tồn kho. Độ chính xác trong việc đặt hàng là điều cần thiết cho một trợ lý mua sắm thành công.Mỗi số lượng mặt hàng phải được xác nhận trước khi đơn đặt hàng được đặt với nhà cung cấp.Một lỗi đánh máy lừa đảo hoặc sai lầm có thể vô tình thay đổi đơn đặt hàng từ 44 thành 444 mặt hàng, gây ra chi phí lớn cho công ty và mức tồn kho quá mức.Số lượng và loại.Bất kỳ biến thể nào từ đơn đặt hàng phải được giải quyết bằng cách liên hệ với nhà cung cấp.Trợ lý cần có kỹ năng giao tiếp sắc nét để giải quyết bất kỳ sự hiểu lầm về lô hàng.Truyền thông với các nhà cung cấp có thể ở dạng các cuộc gọi điện thoại, email hoặc fax.

Một nhiệm vụ quan trọng khác cho một trợ lý mua sắm là tìm nhà cung cấp mới với các sản phẩm chất lượng và chi phí thấp.Chi phí vật liệu có xu hướng tăng theo lạm phát, khiến sản phẩm được sản xuất tổng thể có mức giá cao hơn.Trợ lý mua sắm có thể tìm thấy các nhà cung cấp vật liệu thay thế, thông qua mạng công nghiệp, để cung cấp nguồn cung cấp ít hơn.Trợ lý thậm chí có thể có các cuộc gọi hội nghị với các giám sát viên của mình và nhà cung cấp mới có thể, để tạo ra một thỏa thuận kinh doanh. Tùy thuộc vào ngành, trợ lý mua sắm có thể cần phải làm quen với luật hải quan của chính phủ để nhập khẩu tài liệu.Nhiều công ty sử dụng vật liệu từ các quốc gia khác, cắt giảm chi phí phụ tùng thiết yếu.Nhập khẩu các bộ phận mất nhiều thời gian hơn là di chuyển vật liệu trong nước, vì vậy trợ lý sẽ cần xem xét thêm thời gian giao hàng để ngăn chặn sự gián đoạn sản xuất. Trợ lý này cũng thường phê duyệt thanh toán hàng hóa nhận được.Bất kỳ tranh chấp nào đối với một lô hàng sẽ không được thanh toán cho đến khi trợ lý mua sắm giải quyết và phê duyệt hóa đơn bán hàng.Trợ lý có thể cần phải đếm hàng tồn kho nhiều lần để giải quyết sự không nhất quán về số lượng, yêu cầu chuyển động nhanh thông qua các thùng hàng tồn kho hoặc kho.