Apa itu pembelian darurat?

Pembelian darurat adalah yang harus dilakukan untuk mengurangi risiko kehilangan nyawa atau properti yang terkait dengan peristiwa yang tidak terduga.Dalam situasi darurat, aturan pembelian normal dapat ditangguhkan untuk memungkinkan orang mengakses barang atau jasa yang mereka butuhkan untuk segera mengurangi keadaan darurat.Biasanya mereka harus mengirimkan dokumentasi untuk mendukung pembelian, dengan informasi spesifik tentang situasi, kebutuhan, dan vendor yang akhirnya memasok materi yang diperlukan.Tinjauan kemudian dapat menentukan bahwa situasi tidak memenuhi syarat untuk penanganan khusus.

Dalam keadaan konvensional, pembelian disusun menjadi anggaran.Untuk pembelian besar, perbandingan belanja atau ajakan penawaran perlu terjadi.Sebuah perguruan tinggi, misalnya, meminta tawaran dari beberapa perusahaan pipa untuk menentukan mana yang paling dapat memenuhi kebutuhannya, dan memberikan kontrak kepada yang terbaik.Jika keadaan darurat pipa, seperti penghentian tiba -tiba yang mengancam akan membanjiri bangunan atau melepaskan limbah di kampus, terjadi, perguruan tinggi dapat menghindari proses ini dengan pembelian darurat untuk memperbaiki masalah.

Pembelian harus berkontribusi langsung ke resolusi cepat cepatdarurat.Menyewa tukang ledeng untuk memperbaiki penghentian diizinkan, misalnya, sambil membayar perusahaan pembersih karpet mungkin tidak dianggap sebagai keadaan darurat.Permintaan untuk melakukan pembelian darurat dapat ditolak jika masalahnya dapat dicegah atau dapat diperkirakan.Departemen Teknologi Informasi, misalnya, harus memiliki rencana untuk mengganti peralatan yang usang, bersama dengan cadangan untuk kegagalan darurat.Jika tidak dan jaringan terancam, darurat diciptakan melalui kelalaian, dan mungkin tidak memenuhi syarat untuk pembelian darurat.

Protokol yang cermat biasanya diberlakukan untuk menentukan dan memantau pembelian darurat.Tujuannya adalah untuk mencegah situasi di mana orang menggunakan metode upaya terakhir ini untuk memenuhi kebutuhan dasar.Pembelian darurat bisa lebih mahal, terutama jika itu terkait dengan bencana yang lebih besar dari kebutuhan langsung organisasi.Dalam badai, misalnya, generator bisa menjadi sangat mahal, dan perusahaan yang perlu membelinya untuk menjaga layanan akan menghabiskan lebih dari yang mereka miliki dengan membeli generator terlebih dahulu untuk mempersiapkan keadaan darurat.

Formulir otorisasi khusus dapat digunakanuntuk pembelian darurat.Formulir menjelaskan sifat situasi, mendefinisikan darurat, dan memberikan pembenaran untuk menunjukkan bagaimana biaya diperlukan.Pengawas atau kepala departemen mungkin perlu menandatangani formulir, menunjukkan bahwa itu telah ditinjau dan disetujui.Akuntan dengan kekhawatiran dapat meminta audit, dan dapat merekomendasikan kegiatan seperti perencanaan darurat yang lebih baik di masa depan untuk mencegah situasi seperti itu terjadi lagi.