Vad är ett godkännande arbetsflöde?

Ett godkännande arbetsflöde är en affärsprocess som kräver godkännande av en annan anställd, till exempel en chef, innan den fortsätter eller slutföras.Exempel på godkännande av arbetsflöden inkluderar att ha en medlem av den juridiska avdelningen logga in på en ny annons innan den går till tryck eller kräver chef för anställdas utgifter som överstiger ett visst belopp.Många företag använder affärsflödesprogramvara för att automatisera godkännande arbetsflöden.

Godkännande arbetsflöden kan vara så specifika som behövs.Kriterier för en godkännande arbetsflödesprocess kan inkludera transaktionsbelopp, det potentiella värdet av en försäljning och typen av anställd som hanterar uppgiften.Andra frågor som kan utlösa ett godkännande inkluderar hur lång tid en anställd har arbetat för företaget eller arten av uppgiften en anställd utför.Flera kriterier kan också kombineras för att utlösa ett godkännande.

Inom arbetsflödesprogramvara kan ett godkännande arbetsflöde utlösa ett antal varningar.Personen som måste bevilja godkännande kan få ett e-postmeddelande, ett textmeddelande, en pop-up-varning eller ett meddelande i själva programvaran.Uppgiften eller dokumentet i behov av godkännande kan frysas tills det godkändes eller det kan förbli tillgängligt för redigering av andra.Godkännaren kan godkänna begäran, förneka den eller överföra den till en annan anställd.I vissa system kan ett arbetsflöde för godkännande kräva flera godkännanden.Till exempel, när en chef godkänner ett kontrakt kan det då kräva godkännande från en företagsadvokat.

Flera eventualiteter bör beaktas när man bygger ett godkännande arbetsflöde.Till exempel bör godkännanden ha tidsfrister, varefter begäran om godkännande överförs till en annan potentiell godkännare.Tidsfrister bör ta hänsyn till prioriteringen av uppgiften och andra anslutna tidsfrister.Till exempel, om en grafik måste vara hos skrivaren senast fredagen för att vara redo för en kommande mässa, måste det fullständiga godkännande arbetsflödet relaterat till den grafiken slutföra på fredagen.Arbetsflödesprogramvaran bör också vara medveten om godkännande semester och sjukdagar så godkännandeförfrågningar inte försvinner.

Ett godkännande arbetsflöde kan ge mervärde till ett befintligt kreativt eller affärsarbetsflöde.Det kan skapa konsistens genom att alltid kräva godkännande när vissa villkor uppfylls, istället för att förlita sig på mänskligt minne att komma ihåg när och från vem man ska söka godkännande.Ett godkännande arbetsflöde kan också garantera att nya, oerfarna anställda inte gör vissa kostsamma misstag.Det kan hjälpa till att säkerställa att skrupelfria anställda inte kan behandla falska försäljning eller förbikoppling av etablerade förfaranden också.