Vad gör en privat sekreterare?

En privat sekreterare rapporterar ofta till en företagsledare eller ägare av småföretag.Denna speciella assistent kan utföra rutinmässiga uppgifter som att svara på telefonsamtal, öppna posten och ställa in möten.Jobbet kan också involvera att delta i möten, notera och skriva upp protokollet från dessa sessioner.När en chef är skyldig att resa kan sekreteraren vara ansvarig för att göra flyg- och hotellreservationer eller få pengar godkända för utgifter.

Huvudsyftet med en privat sekreterare är ofta att hantera vardagliga uppgifter som annars skulle ta upp en hel del aven chefstid.Denna arbetare används också för att förhindra chefen från överdrivna avbrott, både personligen och per telefon.Av denna anledning skärmar en sekreterare ofta telefonsamtal och besökare och tar meddelanden till chefen snarare än att låta individer prata direkt med den personen.

En privat sekreterare kan också screena skriftlig korrespondens.Detta kan innebära att du plockar upp posten och öppnar den.Brev som måste hanteras av chefen personligen kan sedan antas.I vissa fall kan sekreteraren ha tillgång till företagens e-postkonton och screena dem också.

När en verkställande har ett möte kommer en privat sekreterare ibland att delta.Detta är så att sekreteraren kan notera mötet och skriva ner frågor som ställs.Efter evenemanget kan sekreteraren vara ansvarig för att skriva upp protokollet och distribuera dem till de deltagande.

En privat sekreterare fungerar ofta som en slags personlig assistent.Detta innebär ibland att ta hand om researrangemang för handledaren.Assistenten kan också schemalägga utnämningar för en verkställande direktör för att bedriva företag som rör denna resa, till exempel plocka upp en hyrbil eller släppa kemtvätt.

I många organisationer har denna specialassistent mycket att göra med en avdelningsbudget.Den privata sekreteraren kan vara ansvarig för att lämna in förslag till nya projekt och få uppskattningar för arbetskraft eller material.I vissa fall kan denna arbetare vara ansvarig för en liten kontantfond eller shopping för kontorsmaterial.

Mängden utbildning som behövs för att bli en privat sekreterare varierar från en organisation till nästa, men innebär i allmänhet minst ett gymnasieexamen.Högskolekurser i företagsekonomi kan också vara till hjälp.En trevlig personlighet och förmåga att arbeta bra under press förväntas, eftersom denna sekreterare kan krävas för att utföra ett antal olika uppgifter under hela arbetsdagen.