ขั้นตอนสำหรับการปรองดองบัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร?

การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการรับรองว่ากิจกรรมทางการเงินขององค์กรได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องเพื่อให้งบการเงินขององค์กรสามารถเชื่อถือได้ว่าเป็นภาพสะท้อนที่ถูกต้องของสถานะทางการเงินการกระทบยอดตัวเองหมายถึงการเปรียบเทียบบันทึกที่แตกต่างกันเพื่อจุดประสงค์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขนั้นถูกต้องและสอดคล้องกันและเมื่อพวกเขาไม่ได้นำพวกเขาไปสู่ข้อตกลงเช่นเดียวกับการกระทบยอดสมุดเช็คส่วนตัวของหนึ่งการปรองดองบัญชีแยกประเภททั่วไปเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าการทำธุรกรรมขององค์กรทั้งหมดในช่วงระยะเวลานั้นถูกบันทึกไว้อย่างเหมาะสมแน่นอนว่าการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นมีความซับซ้อนมากขึ้นและใช้คอมพิวเตอร์บ่อยมากถึงกระนั้นการปรองดองบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ขนาดใหญ่บางครั้งอาจใช้เวลาหลายวัน

ขั้นตอนแรกในกระบวนการของการปรองดองบัญชีแยกประเภททั่วไปคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่รับผิดชอบการกระทบยอดจะไม่เกี่ยวข้องกับการโพสต์บัญชีการมีระบบการตรวจสอบและยอดคงเหลือเป็นสิ่งจำเป็นในการป้องกันการฉ้อโกงหรือการยักยอกในทำนองเดียวกันบันทึกถาวรที่เกิดขึ้นพร้อมกันของการทำธุรกรรมทั้งหมดตัวอย่างเช่นรายได้ทั้งหมดควรบันทึกและฝากทุกวันในธนาคารทันทีความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินที่ฝากไปยังธนาคารและรายได้อาจเป็นข้อผิดพลาดทางเสมียน แต่อาจค้นพบกิจกรรมที่ฉ้อโกง

ผลรวมของรายการในบัญชีแยกประเภทย่อยจะถูกโพสต์ลงใน "การกระทบยอดบัญชี" ในบัญชีแยกประเภททั่วไปรายการในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยเช่นบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ควรเปรียบเทียบกับเอกสารสนับสนุนของพวกเขาและผลรวมของรายการในบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละ บริษัท ควรเปรียบเทียบกับรายการที่สอดคล้องกันในบัญชีแยกประเภททั่วไปมีข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้หลายประการที่อาจเกิดขึ้นในการโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและส่วนใหญ่ไม่เกี่ยวข้องกับการฉ้อโกงหรือการยักยอกตัวอย่างเช่นรายการอาจถูกโพสต์ด้วยจำนวนเงินสดที่เหมาะสม แต่ไปยังบัญชีที่ไม่ถูกต้องหรือตัวเลขในการโพสต์อาจถูกเปลี่ยนการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างละเอียดควรเปิดเผยข้อผิดพลาดเหล่านี้เมื่อพบข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนพวกเขาไม่ควรได้รับการแก้ไข แต่บันทึกแยกต่างหากและโพสต์เป็นรายการกระทบยอด

หนึ่งในการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่สำคัญที่สุดคือการกระทบยอดเงินสดซึ่งเปรียบเทียบรายการบัญชีแยกประเภทกับบันทึกเงินฝากของธนาคารแม้ว่าข้อผิดพลาดที่ค้นพบในขั้นตอนนี้อาจเป็นการคำนวณผิดอย่างง่าย ๆ แต่ควรดำเนินการอย่างจริงจังหากไม่ถูกจับพวกเขาอาจส่งผลให้เกิดการแสดงสถานะทางการเงินของ บริษัท ในงบการเงินซึ่งถูกดึงมาจากบัญชีแยกประเภททั่วไปทั้งหมด

องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งของการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปคือยอดการทดลองซึ่งเป็นการเปรียบเทียบผลรวมจากการเดบิตทั้งหมดด้วยผลรวมของเครดิตทั้งหมดหากผลรวมทั้งสองไม่เท่ากันบัญชีจะไม่สมดุลและอย่างน้อยที่สุดข้อผิดพลาดจะต้องถูกติดตามและมีการแก้ไขรายการ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่มันไม่น่าสงสัยที่จะรอการเตรียมการทางการเงินคำสั่งเพื่อกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปการกระทบยอดของบัญชีแยกประเภททั่วไปควรเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องเนื่องจากมีการโพสต์และส่วนประกอบที่ประกอบด้วยบัญชีแยกประเภทย่อยควรได้รับการตรวจสอบและกระทบยอดบ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ควรใช้สมดุลการทดลองใช้บ่อยเท่าที่ควรจะเป็นได้ แต่ไม่น้อยกว่าเดือนละครั้ง