Làm cách nào để chọn một trợ lý cá nhân?

Thêm bất kỳ nhân viên nào vào một nhóm có thể gây lo lắng, nhưng khi một người cần chọn một trợ lý cá nhân, thậm chí còn quan tâm nhiều hơn.Một trợ lý cá nhân đại diện cho một chủ nhân.Thông thường, một trợ lý sẽ nhận cuộc gọi, lên lịch các cuộc hẹn và thường hoạt động như một liên lạc giữa chủ lao động và khách hàng.Là điểm liên lạc đầu tiên, một trợ lý phải đưa ra một thái độ thân thiện, chuyên nghiệp và có ý thức tốt về các giá trị và sứ mệnh mà công ty muốn dự kiến.

Để chọn một trợ lý cá nhân, trước tiên người ta phải phát triển một mô tả công việc với các nhiệm vụ cụ thể.Liệt kê mọi thứ mà Trợ lý cá nhân sẽ chịu trách nhiệm và ghi chú về phần mềm và chương trình cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ.Xếp hạng các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng.Nếu trợ lý sẽ dành 60% thời gian để cập nhật nội dung web, thì việc chọn một trợ lý có mức độ quen thuộc trên internet cao là điều bắt buộc.Tất cả nhân viên có thể được đào tạo, nhưng tốt nhất nếu một trợ lý cá nhân mạnh mẽ phù hợp với phần lớn các nhiệm vụ.Nhiệm vụ thường xuyên có thể được học trong công việc mà không có nhiều thời gian bị đánh cắp để đào tạo. Danh sách tiếp theo nên xác định đạo đức làm việc của công ty.Điều gì quan trọng nhất?Đúng giờ?Đóng góp ý tưởng sáng tạo cho nhóm?Hoàn thiện công việc một cách kịp thời?Chọn một trợ lý cá nhân đã thể hiện những phẩm chất và thái độ mà công ty đánh giá cao.Chuẩn bị các câu hỏi thăm dò trước để khám phá các phương pháp và sở thích làm việc của ứng viên.Đây là một sai lầm.Ý tưởng về một trợ lý cá nhân là có một người xung quanh sẽ nhặt được sự chậm chạp và đóng góp cho đội.Thay vì thuê một người có cùng một bộ kỹ năng, hãy hỏi về các lĩnh vực chuyên môn khác.Liệt kê các điểm yếu hiện tại ở cuối các câu hỏi phỏng vấn và cũng đưa ra quan điểm về nền tảng trong các lĩnh vực đó. Để chọn một trợ lý cá nhân có thể xử lý các nhiệm vụ kỹ thuật cần thiết, người ta nên tận dụng các đánh giá trực tuyến miễn phí.Một người chuyên gia trong một chương trình phần mềm có thể là ý tưởng về người mới làm quen.Đừng quên về các khu vực giao tiếp.Trợ lý cá nhân sẽ liên lạc với khách hàng qua email hoặc các phương thức tương ứng bằng văn bản khác?Nhận một mẫu viết.Phần mềm, máy văn phòng và các quy trình văn phòng tiêu chuẩn có thể được đào tạo, nhưng có thể khó cải thiện kỹ năng viết cho những người không tự nhiên thoải mái với giao tiếp bằng văn bản.Bá công, lỗi chính tả và ngữ pháp kém là một sự thay đổi lớn cho khách hàng. Vì vậy, đánh giá nhu cầu và dành thời gian để tạo ra mô tả công việc.Xác định các tiêu chí phải có, sau đó thu hẹp các ứng cử viên xuống và yêu cầu kiểm tra.Tin vào bản năng của bạn.Nếu danh sách ứng cử viên đã được thu hẹp đúng cách, thì các lựa chọn hàng đầu có thể sẽ có tất cả những phẩm chất quan trọng nhất.Tại thời điểm này, sự lựa chọn nên được thực hiện bằng cách chọn ứng cử viên mà bạn có mối quan hệ tốt nhất.