Văn phòng phía trước là gì?

Một văn phòng phía trước là một chỉ định mô tả một lĩnh vực của một doanh nghiệp nơi khách hàng và nhân viên công ty tương tác.Các văn phòng phía trước thường được gọi là vì vậy họ ở phía trước hoặc lối vào của một doanh nghiệp, cho phép khách hàng dễ dàng truy cập vào nhân viên văn phòng.Bộ phận quan trọng này của doanh nghiệp có thể phục vụ nhiều mục đích, tùy thuộc vào công ty và thường là nơi tốt nhất để có được bất kỳ thông tin liên quan đến khách hàng nào. Các văn phòng phía trước có thể có bàn nhập cảnh có nhân viên thư ký hoặc nhân viên hành chính.Bàn chính này có thể cung cấp hỗ trợ cho khách hàng hoặc khách hàng đến và có thể hướng truy vấn để sửa chữa nhân sự.Ngoài ra, tất cả nhân viên trong bộ phận có thể được đào tạo về hỗ trợ khách hàng;Vì nhân viên văn phòng có thể có nhiều nhiệm vụ, đào tạo tất cả trong số họ trong dịch vụ khách hàng có nghĩa là ai đó hầu như sẽ luôn sẵn sàng giúp đỡ khách hàng.Ngoài việc là một điểm liên lạc cho khách hàng, khu vực này cũng có thể đóng vai trò là trung tâm liên lạc chính cho toàn bộ công ty.Nhân viên văn phòng thường phục vụ các chức năng thư ký và có thể chịu trách nhiệm nhận tin nhắn, xử lý các đơn đặt hàng và chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận khác nhau.Nhiều văn phòng mặt trận làm việc trong buổi hòa nhạc với các bộ phận bán hàng và tiếp thị để tạo và phân phối thông tin cho khách hàng.Tùy thuộc vào quy mô và chức năng của doanh nghiệp, văn phòng phía trước có thể đóng vai trò là một công cụ của tất cả các giao dịch.Công nhân trong khu vực này có thể xử lý việc phân loại và phân phối thư hàng ngày, cung cấp dịch vụ sao chép và fax cho các bộ phận khác, làm việc trực tiếp với khách hàng và thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu.Một công nhân điển hình ở vị trí này sẽ có sự pha trộn của các kỹ năng dịch vụ khách hàng và kỹ năng văn phòng.Kỹ năng tổ chức, kiến thức máy tính và gõ thường rất quan trọng để sống sót trong bầu không khí bận rộn của khu vực này. Văn phòng phía trước cũng có thể đóng vai trò là nhà cho máy móc văn phòng.Các thiết bị phổ biến được tìm thấy trong văn phòng phía trước bao gồm máy photocopy, máy fax, điện thoại nhiều dòng, máy bưu chính và máy tính cho thư và máy tính văn phòng.Nhiều chuyên gia văn phòng phía trước cho rằng thật khôn ngoan khi hỏi nhân viên văn phòng phía trước để được hỗ trợ trước khi cố gắng sử dụng bất kỳ máy nào trong số này;Một máy bị hỏng hoặc bị kẹt có thể gây ra hàng giờ đau đầu và sản xuất chậm cho toàn bộ công ty.Người phụ trách khu vực năng lượng này có thể có nhiều chức danh khác nhau, chẳng hạn như thư ký trưởng, quản lý văn phòng, giám sát viên văn phòng hoặc quản trị viên.Người này thường chịu trách nhiệm đào tạo và quản lý trợ lý và phục vụ như một người đứng đầu bộ phận.Các nhà quản lý văn phòng thường có các kỹ năng quản lý xuất sắc cũng như sự hiểu biết rõ ràng về công ty và chức năng của nó.