Tài khoản phải thu là gì?

Một trong những điều cơ bản của việc vận hành một doanh nghiệp là có một phương tiện để theo kịp số tiền mà khách hàng nợ cũng như duy trì một hồ sơ chính xác tiền nhận được từ các khách hàng sẽ được áp dụng cho số tiền mà họ hiện đang nợ.Tiền nợ được gọi là tài khoản phải thu.Hầu hết các công ty đều có một bộ phận dành riêng cho khu vực này và nó chịu trách nhiệm tạo và gửi hóa đơn, nhận và xử lý thanh toán và theo dõi cả số tiền có trong tay và những gì vẫn còn đến hạn. Mục đích cơ bản của kế toán là đảm bảo rằngBất kỳ thực thể hoạt động nào cũng có một bức tranh ngắn gọn về những gì đang xảy ra về mặt tài chính tại bất kỳ thời điểm nào.Một bộ phận phải thu đóng góp vào tính chính xác một phần của việc thanh toán cho khách hàng đối với các dịch vụ hoặc hàng hóa được cung cấp.Thông thường, chính bộ phận này theo kịp thông tin thanh toán và nhu cầu thanh toán tùy chỉnh của khách hàng.Một khách hàng lớn, ví dụ, có thể nhận được chiết khấu phần trăm cho hàng hóa hoặc dịch vụ hàng tháng mà họ mua, dựa trên khối lượng kinh doanh được thực hiện với công ty.Nhân viên phải thu sẽ duy trì thông tin chiết khấu đó như một phần của hồ sơ thanh toán của khách hàng đó, đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn cho khách hàng đó phản ánh mức giảm giá thích hợp.Thông thường, bộ phận này có rất nhiều đầu vào về giao diện của hóa đơn, bao gồm thông tin nào và cách tổ chức thông tin.

Cùng với việc tạo và phân phối hóa đơn cho khách hàng, bộ phận này thường chịu trách nhiệm nhận thanh toán cho các hóa đơn đó và đảm bảo tiền được áp dụng chính xác.Mặc dù một số bộ phận có xu hướng đăng một khoản thanh toán cho khách hàng và áp dụng nó vào hóa đơn xuất sắc lâu đời nhất, nhưng việc thanh toán được áp dụng cho một hóa đơn cụ thể là phổ biến hơn, ngay cả khi đó không phải là hóa đơn xuất sắc lâu đời nhất cho khách hàng đó.Điều này cho phép các nhân viên xác định sự lão hóa trên các hóa đơn cũ và làm việc với khách hàng để giải quyết mọi vấn đề có thể ngăn chặn việc thanh toán hóa đơn cũ hơn các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn.Các khoản phải thu cũng hoạt động chặt chẽ với các tài khoản phải trả của quy trình kế toán.Giống như khách hàng dự kiến sẽ trả tiền cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, vì vậy công ty dự kiến sẽ trả các hóa đơn nổi bật cho các nhà cung cấp của họ một cách kịp thời.Điều quan trọng là thông tin về số tiền doanh thu có thể sử dụng có trong tay trước khi thanh toán được thực hiện.Với dữ liệu đó có sẵn, bộ phận phải trả tài khoản có thể lên lịch và thực hiện thanh toán thay mặt cho công ty.