Số lượng ngoại lệ là gì?

Số lượng ngoại lệ là một quá trình thường được sử dụng như một phần của kiểm soát hàng tồn kho vật lý.Chiến lược này liên quan đến việc xác minh số lượng đơn vị của từng mặt hàng được thực hiện trong kho hàng tồn kho với số lượng vật lý, lưu ý bất kỳ sự khác biệt hoặc ngoại lệ nào mà số lượng vật lý tiết lộ khi so sánh với số lượng hàng tồn kho hiện được phản ánh trong hồ sơ kiểm kê.Số lượng ngoại lệ có thể được sử dụng để điều hòa các hàng tồn kho vật lý và sách, và cũng giúp giảm thiểu khả năng đặt hàng nhiều hơn một mặt hàng cụ thể cần thiết.Tiến hành một cuộc gọi số lượng ngoại lệ cho hàng tồn kho vật lý về số lượng đơn vị của mỗi mặt hàng được duy trì.Để tiến hành số lượng, một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân sẽ sử dụng một bản in của hàng tồn kho hiện tại, bao gồm số lượng đơn vị được cho là có trong một ngày nhất định.Vì các mục hàng tồn kho thường được chỉ định một không gian lưu trữ cụ thể trong kho, nên ai đó sẽ đến không gian được chỉ định đó và đếm số lượng đơn vị trong tay.Nếu số lượng vật lý phù hợp với số lượng được phản ánh trong kho sách, không có ngoại lệ.Nếu hai tính không khớp, điều này dẫn đến việc gắn cờ mặt hàng là một ngoại lệ.

Định kỳ tiến hành số lượng ngoại lệ rất quan trọng vì nhiều lý do.Việc điều hòa những gì đang hiển thị trong hồ sơ kiểm kê với những gì thực sự có trong tay giúp loại bỏ khả năng hết các bộ phận hoặc vật liệu cần thiết để duy trì hoạt động.Nếu số lượng ngoại lệ nhận thấy rằng có nhiều đơn vị trong tay hơn được phản ánh trong kho sách, điều này cho phép cơ hội điều chỉnh các cuốn sách phù hợp và sửa đổi các hướng dẫn đặt hàng cho mục cụ thể đó, một chiến lược giúp ngăn chặn hàng tồn kho tăng cao lần lượtkích hoạt một nghĩa vụ thuế cao hơn.Tần suất liên quan đến việc tiến hành số lượng ngoại lệ sẽ khác nhau, dựa trên quy mô và bản chất của hoạt động kinh doanh.Một doanh nghiệp nhỏ có xu hướng hoạt động với tối thiểu hàng tồn kho có thể thấy rằng việc tiến hành số lượng một hoặc hai lần mỗi năm là đủ.Đối với các hoạt động lớn thấy doanh thu liên tục trong nguyên liệu thô và các thành phần máy, không có gì lạ khi số lượng ngoại lệ được tiến hành ít nhất một lần mỗi quý.Miễn là số lượng xảy ra thường xuyên đủ để ngăn chặn việc kinh doanh gặp vấn đề với hàng tồn kho bị thổi phồng hoặc phải giảm hoạt động vì các tài liệu hoặc bộ phận quan trọng không có sẵn khi chúng được cho là trong kho, tần suất có thể được coi là đủ.