Các cuộc họp trực tuyến là gì?

Các cuộc họp trực tuyến là các cuộc tụ họp diễn ra bằng cách sử dụng Internet làm phương tiện giao tiếp thời gian thực.Thay vì để những người tham dự cuộc họp tập hợp ở một địa điểm thực tế, World Wide Web được sử dụng để tạo ra một nơi gặp gỡ ảo có thể được truy cập với thông tin đăng nhập thích hợp.Tùy thuộc vào nền tảng phần mềm được sử dụng cho cuộc họp trực tuyến, người tham gia có thể giao tiếp với người hướng dẫn hoặc chủ tịch theo nhiều cách khác nhau.Một trong những cách tổ chức các cuộc họp trực tuyến phổ biến và rẻ tiền nhất là tận dụng khả năng tạo phòng trò chuyện riêng với lớp phủ âm thanh.Trong ứng dụng này, mỗi người tham gia thiết lập một tài khoản với nhà cung cấp phòng trò chuyện.Chủ tịch tạo ra phòng trò chuyện riêng và mời những người tham dự vào phòng.Khi mọi người được thu thập, cuộc họp có thể diễn ra bằng cách nhập tin nhắn vào bảng trò chuyện chung hoặc sử dụng chức năng âm thanh kết hợp với loa và micrô được kết nối với mỗi máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của người tham gia.Mặc dù sự tương tác bị hạn chế, nhưng thường không có chi phí liên quan đến tùy chọn này và nếu giao tiếp bằng lời nói là đủ để thực hiện cuộc họp đúng cách, sử dụng phòng trò chuyện sẽ hoạt động rất tốt.

để có các cuộc họp trực tuyến mạnh mẽ hơn, sử dụng nhà cung cấp hội nghị webcó thể là một lựa chọn.Với một hội nghị web, thông thường có khả năng giao tiếp bằng lời nói thông qua kết nối hội nghị âm thanh chạy độc lập với phần trực quan của hội nghị.Người hướng dẫn có thể chia sẻ các bài thuyết trình trượt, bảng tính và các tài liệu khác với nhóm bằng cách đăng chúng trong cửa sổ xem.Với hầu hết các cuộc họp trực tuyến thuộc loại này, người hướng dẫn có thể đặt những người tham dự khác vào chế độ chỉ nghe;Đó là, họ có thể nghe những gì người hướng dẫn nói nhưng không thể trả lời bằng lời nói.Hầu hết các dịch vụ hội nghị web cho phép người tham dự gửi câu hỏi và nhận xét cho người hướng dẫn thông qua một giao diện mà chỉ người hỗ trợ có thể nhìn thấy.Cách tiếp cận này thường hoạt động tốt khi cần phải trình bày chính thức.Khi người hướng dẫn đã sẵn sàng cho sự tương tác bằng lời nói, thông thường có tùy chọn thực hiện tất cả các kết nối với hội nghị tương tác hoàn toàn hoặc cho phép người tham dự được công nhận và cho phép đặt câu hỏi hoặc trả lời bằng lời nói với người hướng dẫn.Các cuộc họp trực tuyến có một số lợi thế.Đầu tiên, có thể tổ chức một cuộc họp trong thông báo rất ngắn.Mọi người không phải sắp xếp du lịch đến một cuộc họp vật lý hoặc chặn thời gian đi lại đến và đi từ cuộc họp.Thứ hai, khoảng cách trở thành không có vấn đề.Người tham dự có thể tham gia các cuộc họp trực tuyến bất kể họ ở đâu trên khắp thế giới.Thứ ba, các cuộc họp trực tuyến tận dụng sự thuận tiện của một cuộc gọi hội nghị âm thanh đến tầm cao mới bằng cách cho phép tương tác trực quan.Nhiều dịch vụ họp trực tuyến cho phép tận dụng các tính năng như hợp tác, nhiều chủ tịch và các trang web cuộc họp được bảo vệ bằng mật khẩu.Không có nghi ngờ rằng các cuộc họp trực tuyến ở các định dạng miễn phí và dựa trên phí có thể tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.Đồng thời, các tổ chức phi lợi nhuận và dựa trên đức tin cũng có thể sử dụng các cuộc họp trực tuyến để có lợi thế lớn, cả cho mục đích nội bộ và giao tiếp hiệu quả với những người ủng hộ hoặc tín đồ của tổ chức.