Phần mềm nhóm là gì?

Phần mềm nhóm là phần mềm tạo điều kiện cho một nhóm người làm việc trong cùng một hệ thống hoặc ứng dụng, bất kể họ ở đâu.Các ứng dụng phần mềm nhóm như vậy thường là email, nhóm tin và trò chuyện.Các ứng dụng phần mềm nhóm phổ biến dễ dàng được người dùng máy tính nhận ra bao gồm các ghi chú Lotus, các hệ thống máy chủ email như FirstClass và Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink và Workspot.Công cụ quản lý hợp tác.Các công cụ truyền thông bao gồm email, fax và thư thoại.Các công cụ hội nghị bao gồm dữ liệu, giọng nói và hội nghị video;và bảng tin và phòng trò chuyện.Các công cụ quản lý hợp tác bao gồm lịch điện tử, hệ thống quản lý dự án và hệ thống quy trình làm việc. Các chuyên gia khác chia phần mềm nhóm thành hai loại liên quan đến thời gian và hai loại khác liên quan đến địa điểm.Khi nhân viên đang sử dụng một ứng dụng cùng một lúc, đó là phần mềm nhóm đồng bộ;Tuy nhiên, người lao động sử dụng cùng một ứng dụng tại các thời điểm khác nhau đang sử dụng phần mềm nhóm không đồng bộ.Các danh mục liên quan đến địa điểm được kết hợp, phần mềm nhóm được sử dụng bởi những người ở cùng một nơi;và khoảng cách, phần mềm nhóm được sử dụng bởi mọi người ở các nơi khác nhau. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhóm vì nhiều lý do.Một lý do chính là bỏ qua vấn đề truyền thống về việc có nhân viên ở những nơi khác nhau cần làm việc trên cùng một ứng dụng.Bằng cách đăng nhập vào một mạng hoặc máy chủ mạng nội bộ, nhân viên ở các nơi khác nhau có thể truy cập cùng một ứng dụng và được hưởng lợi từ các quan điểm và ý kiến khác nhau của người khác.Chức năng này là một khía cạnh chính của việc từ xa.Nếu bạn có thể đăng nhập vào máy chủ của công ty từ bất cứ đâu, thì bạn không cần phải ở trong văn phòng để truy cập vào một số phần mềm nhóm. Telecommuting có thể tiết kiệm chi phí đi lại cho cả công ty và nhân viên.Nó cũng có thể cho phép giao tiếp thời gian thực khi nó không thể là không thể.Giao tiếp này có thể thúc đẩy sự hiểu biết lớn hơn về các mục tiêu và mục tiêu của một dự án doanh nghiệp, thông qua thảo luận nhóm về từng bước trên đường để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đó. Một cách sử dụng khác cho phần mềm nhóm là giải quyết vấn đề nhóm.Nhiều lần, một số nhân viên nhìn thấy mọi thứ khác với các nhân viên khác.Nếu tất cả họ đều làm việc trong cùng một khung ứng dụng, họ có thể giải quyết vấn đề chung, tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty.Không có phần mềm nhóm, sự hợp tác thời gian thực như vậy sẽ không thể thực hiện được.