Hvad er en automatiseret sekretær?

En automatiseret sekretær er en enhed, der ruter opkald på et kontor.Disse enheder bruges ofte af små virksomheder som en måde at tilvejebringe et grundlæggende filter mellem kontoret og uønskede telefonopkald, såsom telemarketers eller forkerte numre.Større virksomheder vil ofte have en virkelighedssekretær til at udføre denne funktion, hvilket gør den automatiserede sekretær overflødig.Dette udtryk bruges ofte synonymt med virtuel sekretær, men de to er faktisk meget forskellige.En virtuel sekretær er en faktisk person, bare ikke en, der er til stede i selve virksomheden.

I de fleste tilfælde er en automatiseret sekretær en lille kasse, der tilsluttes telefonlinjen mellem telefonen og væggen.Når et kendt og godkendt nummer kalder linjen, tillader sekretæren, at opkaldet går direkte til telefonen.Hvis et ikke -godkendt, ukendt eller begrænset nummeropkald, vil den automatiserede sekretær opfange det.

Generelt betyder en aflytning af denne type, at et automatiseret system besvarer opkaldet og anmoder om grundlæggende oplysninger fra den, der ringer.Efter at have fået svar på sine spørgsmål, vil enheden ringe til den tilsluttede telefon og videresende denne information til modtageren og mdash;der så har mulighed for at tage opkaldet.Hvis antallet er kendt som dårligt, eller modtageren benægter opkaldet, vil opkaldet i stedet blive dirigeret til telefonsvarer eller blot frakoblet.

En almindelig fejl er at antage, at en virtuel og en automatiseret sekretær er den samme ting.En virtuel sekretær er en uafhængig entreprenør, der fungerer som sekretær fra et fjerntliggende sted.Disse arbejdstagere vil typisk have et hjemmekontor og udføre fælles sekretærarbejde, ofte for flere forskellige virksomheder.Almindelige opgaver inkluderer at besvare telefonen, transkribere registrerede breve eller taler og tage rejsearrangementer.

Selvom de to typer sekretærer er meget forskellige, har de en lignende samlet metode.Ved at fjerne både pladsen og omkostningerne ved en traditionel sekretær er en virksomhed i stand til at køre med en meget lavere overhead.Dette gør det muligt for en virksomhed at fungere på et niveau, hvor den kan være gået konkurs under det traditionelle system.Derudover vil brug af de automatiserede telefonfunktioner hos en virtuel sekretær ofte give en virksomhed mulighed for at forekomme større og bedre organiseret.

I tilfælde af virtuel sekretær giver outsourcing af arbejde yderligere fordele.En enkelt arbejdstager kan arbejde for en række virksomheder samtidigt i stedet for at blive tvunget til et enkelt deltidsjob.Derudover tillader arbejde hjemmefra mennesker med små børn, handicap eller uforudsigelige tidsplaner for at fortsætte med at operere i arbejdsstyrken.