Πώς μπορώ να φτιάξω ένα διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας;

Ένα διάγραμμα επιχειρηματικών διαδικασιών απεικονίζει οπτικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες με τρόπο βήμα προς βήμα με στόχο τη βελτίωση τους και μπορεί να δημιουργηθεί από οποιονδήποτε οργανισμό για οποιαδήποτε διαδικασία.Τα διαγράμματα διεργασίας ποικίλλουν σε πολυπλοκότητα και μορφή, επομένως η μορφή, το πεδίο εφαρμογής και το επίπεδο λεπτομέρειας θα πρέπει να δημιουργηθούν πριν αρχίσει η δημιουργία.Μόλις ρυθμιστούν οι παράμετροι, τα διαδοχικά βήματα διαδικασίας μπορούν να τεκμηριωθούν γραφικά και στη συνέχεια να αναλυθούν.Τα διαγράμματα μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας μια ποικιλία τεχνικών, χρησιμοποιώντας κολλώδεις σημειώσεις, χαρτί ή εξειδικευμένο λογισμικό υπολογιστή.Συχνά οι μικρές ομάδες ανθρώπων δημιουργούν τα διαγράμματα για να εξασφαλίσουν την πληρότητα.

Ο καθορισμός του πεδίου και των ορίων του διαγράμματος επιχειρηματικών διαδικασιών περιλαμβάνει την κατανόηση των εισροών, των αλληλεπιδράσεων και των εξόδων της επιλεγμένης διαδικασίας.Πολύ περίπλοκες διαδικασίες ή εκείνες που εμφανίζονται σε πολλά οργανωτικά επίπεδα μπορεί να χρειαστεί να χωριστούν σε πολλαπλά διαγράμματα.Η αρχική εξέταση των διαδικασιών στο διάγραμμα και τα πεδία τους μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα οφέλη υπερβαίνουν το κόστος της δημιουργίας.

Ανεξάρτητα από το επίπεδο λεπτομέρειας, ένα διάγραμμα επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μόνο τόσο ευεργετικό όσο οι πληροφορίες που πηγαίνουν σε αυτό.Οι ομάδες χαρτογράφησης με μέλη από διάφορα στάδια της διαδικασίας μπορούν επομένως να παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες που θα μπορούσε να χάσει ένας ενιαίος δημιουργός.Παρά το μέγεθος της διαδικασίας ή τον αριθμό των εμπλεκομένων εργαζομένων, ωστόσο, οι ομάδες πρέπει να παραμείνουν αρκετά μικρές ώστε να είναι διαχειρίσιμοι.

Ένα διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας μπορεί να δημιουργηθεί σε χαρτί, με κολλώδεις σημειώσεις ή μέσω προγραμμάτων υπολογιστών και εξειδικευμένου λογισμικού επιχειρηματικών διαδικασιών.Τα οφέλη της συνεργασίας με χαρτί ή κολλώδεις σημειώσεις περιλαμβάνουν την ταχύτητα της δημιουργίας, τον συντομότερο χρόνο εκπαίδευσης και την ευκολία χειραγώγησης.Το ηλεκτρονικό διάγραμμα περιλαμβάνει μια μακρύτερη εκπαιδευτική διαδικασία, αλλά ενισχύει τη μακροζωία, διευκολύνει τη μετάδοση πληροφοριών και μπορεί να συνδεθεί απευθείας στο λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών.

Μια άλλη πτυχή της μορφοποίησης περιλαμβάνει την επιλογή ενός σημείωμα μοντελοποίησης.Η σημείωση μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών, που δημιουργήθηκε από την Πρωτοβουλία Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, αποτελεί παράδειγμα ενός τυποποιημένου συστήματος γραφικών συμβολαιογραφιών για διαγράμματα διαδικασιών.Τα τυποποιημένα συστήματα συμβολαιογραφίας μπορούν να διευκολύνουν τη διεπιφανειακή ή επιχειρηματική επικοινωνία του διαγράμματος μετά την ολοκλήρωση.Για παράδειγμα, η σημείωση μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιεί ορθογώνια για να αντιπροσωπεύει δραστηριότητες, διαμάντια για να αντιπροσωπεύει αποφάσεις και διάφορα βέλη για να δείξει ακολουθία.Ωστόσο, υπάρχουν και άλλες μορφές τυποποιημένης συμβολής.Η σημείωση μπορεί επίσης να αυτοσχεδιαστεί.

Μόλις επιλεγεί το πεδίο εφαρμογής, η μορφή και η χαρτογράφηση, τα στάδια της διαδικασίας μπορούν να εκπροσωπηθούν γραφικά για να ολοκληρωθεί το διάγραμμα.Το Brainstorming στα διάφορα στάδια της διαδικασίας με την ομάδα χαρτογράφησης είναι ένας τρόπος για να ολοκληρωθεί η τεκμηρίωση.Η προσκόλληση σε επιλεγμένα πρότυπα συμβολαίων σε αυτό το στάδιο μπορεί επίσης να συμβάλει στην εξορθολογισμό της δημιουργίας.Το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται για τον χάρτη διαδικασίας θα υπαγορεύει τις απαιτούμενες πληροφορίες σε κάθε βήμα, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν καθυστερήσεις χρόνου, εντυπώσεις πελατών και εξωτερικές επιρροές.Ένας τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι με το περπάτημα μέσα από τη διαδικασία σε πραγματικό χρόνο με την ομάδα χαρτογράφησης.Εάν η διαδικασία το κάνει αυτό αδύνατο, η αξιολόγηση μπορεί να επιτευχθεί με τη διανομή αντιγράφων του διαγράμματος επιχειρηματικών διαδικασιών μεταξύ των μελών της ομάδας ή των εργαζομένων.Η ολοκλήρωση του διαγράμματος επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχει στους χρήστες μια απεικόνιση της επιχειρηματικής διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος, η οποία μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση και τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.