Làm cách nào để tạo sơ đồ quy trình kinh doanh?

Một sơ đồ quy trình kinh doanh mô tả trực quan các quy trình kinh doanh theo từng bước với mục tiêu cải thiện chúng và nó có thể được tạo ra bởi bất kỳ tổ chức nào cho bất kỳ quy trình nào.Các sơ đồ xử lý khác nhau về độ phức tạp và định dạng, vì vậy định dạng, phạm vi và mức độ chi tiết nên được thiết lập trước khi bắt đầu tạo.Khi các tham số đã được đặt, các bước quy trình tuần tự có thể được ghi lại bằng đồ họa và sau đó được phân tích.Sơ đồ có thể được tạo bằng nhiều kỹ thuật khác nhau, sử dụng ghi chú dính, phần mềm giấy hoặc phần mềm máy tính chuyên dụng.Thông thường các nhóm nhỏ của mọi người tạo ra các sơ đồ để đảm bảo tính kỹ lưỡng. Xác định phạm vi và ranh giới của sơ đồ quy trình kinh doanh bao gồm sự hiểu biết đầu vào, tương tác và đầu ra của quy trình đã chọn.Các quá trình rất phức tạp hoặc các quy trình xảy ra trên nhiều cấp độ tổ chức có thể cần được chia thành nhiều sơ đồ.Việc xem xét ban đầu về các quy trình đối với sơ đồ và phạm vi của chúng có thể đảm bảo các lợi ích lớn hơn chi phí sáng tạo.Bất kể mức độ chi tiết, một sơ đồ quy trình kinh doanh chỉ có lợi như thông tin đi vào nó.Do đó, việc lập bản đồ các nhóm với các thành viên từ các giai đoạn khác nhau của quy trình có thể cung cấp thông tin có giá trị mà một người tạo duy nhất có thể bỏ lỡ.Mặc dù quy mô của quy trình hoặc số lượng nhân viên tham gia, tuy nhiên, các đội vẫn đủ nhỏ để có thể quản lý được.Một sơ đồ quy trình kinh doanh có thể được tạo trên giấy, với các ghi chú dính hoặc thông qua các chương trình máy tính và phần mềm quy trình kinh doanh chuyên dụng.Lợi ích của việc làm việc với giấy tờ hoặc ghi chú dính bao gồm tốc độ sáng tạo, thời gian giáo dục ngắn hơn và dễ dàng thao túng.Biểu đồ máy tính bao gồm một quy trình giáo dục dài hơn, nhưng nó tăng cường tuổi thọ, giảm bớt việc truyền thông tin và có thể được cắm trực tiếp vào phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.Một khía cạnh khác của định dạng bao gồm chọn một ký hiệu mô hình.Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh, được tạo ra bởi Sáng kiến quản lý quy trình kinh doanh, là một ví dụ về hệ thống ký hiệu đồ họa được tiêu chuẩn hóa cho các sơ đồ quy trình.Các hệ thống ký hiệu được tiêu chuẩn hóa có thể tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp liên ngành hoặc kinh doanh đến doanh nghiệp của sơ đồ sau khi hoàn thành.Ví dụ, ký hiệu mô hình quy trình kinh doanh sử dụng các hình chữ nhật để đại diện cho các hoạt động, kim cương để thể hiện các quyết định và các mũi tên khác nhau để hiển thị trình tự.Các hình thức khác của ký hiệu tiêu chuẩn tồn tại, tuy nhiên;Ký hiệu cũng có thể được ứng biến.Một khi phạm vi, định dạng và nhóm ánh xạ đã được chọn, các giai đoạn quy trình có thể được biểu diễn bằng đồ họa để hoàn thành sơ đồ.Động não các giai đoạn quá trình khác nhau với nhóm lập bản đồ là một cách để hoàn thành tài liệu.Bám sát các tiêu chuẩn ký hiệu được chọn trong giai đoạn này cũng có thể giúp hợp lý hóa việc tạo.Mức độ chi tiết cần thiết cho bản đồ quy trình sẽ chỉ ra thông tin cần thiết ở mỗi bước, có thể bao gồm độ trễ thời gian, ấn tượng của khách hàng và ảnh hưởng bên ngoài. Nhiều bản nháp và đánh giá của sơ đồ quy trình có thể đảm bảo rằng tất cả các bước đã được ghi lại.Một cách để thực hiện điều này là bằng cách đi qua quá trình trong thời gian thực với nhóm lập bản đồ.Nếu quá trình này làm cho điều này không thể, việc đánh giá có thể đạt được bằng cách phân phối các bản sao của sơ đồ quy trình kinh doanh giữa các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên.Hoàn thành sơ đồ quy trình kinh doanh cung cấp cho người dùng trực quan hóa quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối, điều này có thể giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.