Πώς μπορώ να γράψω ένα σχέδιο διαχείρισης εργασιών;

Η σύνταξη ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων, την καταχώριση προτεραιοτήτων, τον προγραμματισμό και την επινόηση εναλλακτικών σχεδίων για την αντιμετώπιση των απρόβλεπτων δυσλειτουργιών.Κάθε περιοχή του σχεδίου θα πρέπει να ορίζεται σαφώς ώστε να παρέχει ένα σχέδιο για δραστηριότητες για την τήρηση των προθεσμιών και την ολοκλήρωση της εργασίας.Ένα σχέδιο διαχείρισης εργασιών μπορεί να περιλαμβάνει την τεκμηρίωση της προόδου σε κάθε βήμα ενός έργου για να αξιολογηθεί εάν πληρούνται οι στόχοι.Θα πρέπει επίσης να καθορίσει τους απαιτούμενους πόρους και να επιτρέψει την αναφορά του αποτελέσματος.

Το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών ορίζει την εργασία που χρειάζεται προσοχή.Ορίζει επίσης χρονοδιαγράμματα για κάθε εργασία με τη μέρα, την εβδομάδα ή το μήνα.Το μέρος που καθορίζει το στόχο του σχεδίου περιγράφει ποιες θέσεις εργασίας πρέπει να πραγματοποιηθούν σε κάθε χρονική περίοδο.Αυτός ο κατάλογος των προσδοκιών μπορεί να περιλαμβάνει μια ενότητα σχετικά με θέματα που θα μπορούσαν να παρεμβαίνουν στις προθεσμίες και τον τρόπο αντιμετώπισης αυτών των προβλημάτων.

Ένας κατάλογος προτεραιοτήτων διατηρεί συνήθως ένα έργο οργανωμένο και δίνει στους υπαλλήλους έναν τρόπο να καθορίσουν καθήκοντα που χρειάζονται άμεση προσοχή.Οι επείγουσες εργασίες καθορίζουν την εργασία που πρέπει να αντιμετωπιστούν αμέσως, όπως η αντιμετώπιση τηλεφωνικών κλήσεων και των επισκεπτών που πέφτουν. Σημαντικά καθήκοντα ενδέχεται να περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό για μια ερχόμενη συνάντηση ή παρουσίαση που επηρεάζει την εταιρεία.Οι θέσεις εργασίας που θεωρούνται επείγουσες και σημαντικές μπορεί να προκύψουν σε κατάσταση κρίσης.Οι ασήμαντες εργασίες περιλαμβάνουν συνήθως την επίσκεψη με συναδέλφους ή τη συμμετοχή σε προσωπικές επιχειρήσεις ενώ εργάζονται.

Ο προγραμματισμός κάθε εργασίας αντιπροσωπεύει ένα άλλο στοιχείο της σύνταξης ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών.Θα πρέπει να δημιουργηθούν χρονοδιαγράμματα για κάθε απαραίτητη εργασία για την ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.Αυτά τα χρονοδιαγράμματα πρέπει να είναι ρεαλιστικά και να εξετάζουν τους διαθέσιμους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους.Οι πόροι ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το έργο, εντός των περιορισμών του προϋπολογισμού.Ένα σχέδιο διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να αναλύσει τους απαιτούμενους πόρους και να καθορίσει εάν η Εταιρεία είναι πρόθυμη να επενδύσει σε πόρους για την τήρηση των προθεσμιών.

Τα σχέδια εφεδρείας θα μπορούσαν να επινοηθούν για την αντιμετώπιση των απροσδόκητων ζητημάτων που προέρχονται.Τα σχέδια διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να παρέχουν εναλλακτικές στρατηγικές για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων.Αυτά τα εναλλακτικά σχέδια προετοιμάζουν τους υπαλλήλους να χειρίζονται γρήγορα τα ζητήματα χωρίς να χρειάζεται να επαναπροσδιορίσουν τους στόχους ή να ορίσουν νέες προτεραιότητες.

Μόλις γραφτεί το σχέδιο διαχείρισης εργασιών, θα πρέπει να μοιραστεί με συναδέλφους που θα συνεργαστούν για το έργο.Εάν το σχέδιο απαιτεί την ανάθεση θέσεων εργασίας σε διαφορετικούς συναδέλφους ή διαφορετικά τμήματα εντός του οργανισμού, τα θέματα αυτά μπορούν να διευκρινιστούν συζητώντας το σχέδιο.Αυτή η διαδικασία εξασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται από το ίδιο σχέδιο για να επιτύχουν τους στόχους.

Το τελικό βήμα για την προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών περιλαμβάνει μια μέθοδο παρακολούθησης της προόδου, ειδικά σε μεγάλα έργα που διασπώνται σε υποκείμενες.Παρακολουθώντας την πρόοδο, οι επόπτες ενδέχεται να εντοπίζουν τομείς που χρειάζονται περισσότερους πόρους για να διατηρήσουν την εργασία σε καλό δρόμο.Μπορούν επίσης να ανακαλύψουν αδύναμες περιοχές ανά τμήμα ή υπάλληλο, όπου η εργασία θα καταρρεύσει.