Hogyan írhatok egy feladatkezelési tervet?
A feladatkezelési terv írása magában foglalja a célok kitűzését, a prioritások felsorolását, az ütemezést és az alternatív tervek kidolgozását az előre nem látható hibák kezelésére.A terv minden területét egyértelműen meg kell határozni, hogy terveket biztosítson a határidők betartására és a kijelölt munkával való teljes tevékenységekhez.A feladatkezelési terv tartalmazhat előrehaladás dokumentálását a projekt minden lépésében annak értékelésére, hogy teljesülnek -e a célok.Meg kell határoznia a szükséges erőforrásokat, és lehetővé kell tennie az eredmény bejelentését.
A feladatkezelési terv írásának első lépése meghatározza a figyelmet igénylő munkát.Ezenkívül minden egyes feladat ütemtervét is beállítja napi, héten vagy hónapig.A terv célmeghatározó része leírja, hogy mely munkahelyeket kell elvégezni az egyes időtartamokon belül.Ez az elvárások listája tartalmazhat egy olyan szakaszt a kérdésekről, amelyek zavarhatják a határidőket, és hogyan lehet ezeket a problémákat kezelni.
A prioritások listája általában megőrzi a projektet, és lehetőséget ad az alkalmazottaknak az azonnali figyelmet igénylő feladatok meghatározására.A sürgős feladatok meghatározzák az azonnali kezelt munkát, például a telefonhívásokkal és a beeső látogatókkal való kapcsolattartáshoz. A fontos feladatok magukban foglalhatják a vállalat befolyásoló jövőbeli találkozó vagy bemutató tervezését.A sürgősnek és fontosnak tekinthető munkahelyek válsághelyzetben merülhetnek fel.A lényegtelen feladatok általában magukban foglalják a munkatársakkal való látogatást vagy a személyes üzleti tevékenységet a munka közben.
Az egyes feladatok ütemezése a feladatkezelési terv írásának egy másik elemét képviseli.A teljes projekt befejezéséhez szükséges minden feladathoz ütemterveket kell létrehozni.Ezeknek az ütemterveknek reálisnak kell lenniük, és figyelembe kell venniük a rendelkezésre álló pénzügyi és emberi erőforrásokat.Az erőforrások projektenként változhatnak, a költségvetési korlátokon belül.A feladatkezelési tervnek elemeznie kell a szükséges erőforrásokat, és meg kell határoznia, hogy a vállalat hajlandó -e befektetni az erőforrásokba a határidők betartása érdekében.
A biztonsági mentési terveket kidolgozhatják a felmerülő váratlan kérdések kezelésére.A feladatkezelési terveknek alternatív stratégiákat kell biztosítaniuk a váratlan események kezelésére.Ezek az alternatív tervek felkészítik a munkavállalókat a kérdések gyors kezelésére anélkül, hogy a célokat újradefiniálnák vagy új prioritásokat kell meghatározniuk.
Miután a feladatkezelési tervet megírják, meg kell osztani azt a kollégákkal, akik együtt fognak működni a projekten.Ha a terv munkahelyek átruházását kéri a szervezet különböző munkatársainak vagy különböző osztályaihoz, akkor ezeket a kérdéseket a terv megvitatásával tisztázhatjuk.Ez a folyamat biztosítja, hogy mindenki ugyanabból a tervből dolgozzon a célok elérése érdekében.
A feladatkezelési terv elkészítésének utolsó lépése magában foglalja az előrehaladás nyomon követésének módszerét, különösen az alfeladatokra bontott nagy projekteknél.Az előrehaladás nyomon követésével a felügyelők azonosíthatják azokat a területeket, amelyeknek több forrást igényelnek a munka nyomon követése érdekében.Felfedezhetik a gyenge területeket az osztály vagy a munkavállalók szerint, ahol a munka elrontódik.