Bagaimana cara menulis rencana manajemen tugas?

Menulis rencana manajemen tugas melibatkan penetapan tujuan, mendaftar prioritas, penjadwalan, dan merancang rencana alternatif untuk menangani gangguan yang tidak terduga.Setiap area rencana harus didefinisikan dengan jelas untuk memberikan cetak biru untuk kegiatan untuk memenuhi tenggat waktu dan pekerjaan yang ditetapkan.Rencana manajemen tugas mungkin mencakup dokumentasi kemajuan pada setiap langkah proyek untuk mengevaluasi apakah tujuan dipenuhi.Ini juga harus menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan memungkinkan pelaporan hasil.

Langkah pertama dalam menulis rencana manajemen tugas mendefinisikan pekerjaan yang membutuhkan perhatian.Ini juga menetapkan jadwal untuk setiap tugas demi hari, minggu, atau bulan.Bagian penetapan tujuan dari rencana tersebut menggambarkan pekerjaan mana yang harus dicapai dalam setiap periode waktu.Daftar harapan ini mungkin termasuk bagian tentang masalah yang dapat mengganggu tenggat waktu dan bagaimana masalah ini dapat ditangani.

Daftar prioritas biasanya membuat proyek terorganisir dan memberi karyawan cara untuk menentukan tugas yang membutuhkan perhatian segera.Tugas mendesak menentukan pekerjaan yang harus ditangani segera, seperti berurusan dengan panggilan telepon dan pengunjung yang mampir. Tugas penting mungkin termasuk perencanaan untuk pertemuan atau presentasi yang akan datang yang berdampak pada perusahaan.Pekerjaan yang dianggap mendesak dan penting mungkin muncul dalam situasi krisis.Tugas yang tidak penting biasanya termasuk mengunjungi dengan rekan kerja atau menghadiri bisnis pribadi saat bekerja.

Menjadwalkan setiap tugas mewakili komponen lain dari menulis rencana manajemen tugas.Garis waktu harus dibuat untuk setiap pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proyek.Garis waktu ini harus realistis dan mempertimbangkan sumber daya keuangan dan manusia yang tersedia.Sumber daya dapat bervariasi berdasarkan proyek, dalam kendala anggaran.Rencana manajemen tugas harus menganalisis sumber daya yang diperlukan dan menentukan apakah perusahaan bersedia berinvestasi dalam sumber daya untuk memenuhi tenggat waktu.

Rencana cadangan mungkin dirancang untuk menangani masalah tak terduga yang muncul.Rencana manajemen tugas harus menyediakan strategi alternatif untuk menangani peristiwa yang tidak terduga.Rencana alternatif ini mempersiapkan karyawan untuk menangani masalah dengan cepat tanpa perlu mendefinisikan kembali tujuan atau menetapkan prioritas baru.

Setelah rencana manajemen tugas ditulis, itu harus dibagikan dengan kolega yang akan bekerja sama dalam proyek.Jika rencana tersebut meminta delegasi pekerjaan kepada rekan kerja yang berbeda atau berbagai departemen dalam organisasi, masalah -masalah tersebut dapat diklarifikasi dengan membahas rencana tersebut.Proses ini memastikan semua orang bekerja dari cetak biru yang sama untuk mencapai tujuan.

Langkah terakhir dalam mempersiapkan rencana manajemen tugas melibatkan metode pelacakan kemajuan, terutama pada proyek besar yang dipecah menjadi subtugas.Dengan memantau kemajuan, pengawas dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya.Mereka mungkin juga menemukan area yang lemah oleh departemen atau karyawan, di mana pekerjaan macet.