Làm cách nào để viết một kế hoạch quản lý nhiệm vụ?

Viết một kế hoạch quản lý nhiệm vụ liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, liệt kê các ưu tiên, lập lịch và đưa ra các kế hoạch thay thế để đối phó với các trục trặc không lường trước được.Mỗi khu vực của kế hoạch nên được xác định rõ ràng để cung cấp một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động để đáp ứng thời hạn và hoàn thành công việc được giao.Một kế hoạch quản lý nhiệm vụ có thể bao gồm tài liệu về tiến trình ở mỗi bước của một dự án để đánh giá xem các mục tiêu có được đáp ứng hay không.Nó cũng nên xác định các tài nguyên cần thiết và cho phép báo cáo kết quả.Bước đầu tiên trong việc viết một kế hoạch quản lý nhiệm vụ xác định công việc cần được chú ý.Nó cũng thiết lập các mốc thời gian cho mỗi nhiệm vụ theo ngày, tuần hoặc tháng.Phần thiết lập mục tiêu của kế hoạch mô tả công việc nào nên được thực hiện trong mỗi khoảng thời gian.Danh sách kỳ vọng này có thể bao gồm một phần về các vấn đề có thể can thiệp vào thời hạn và cách xử lý các vấn đề này.Một danh sách các ưu tiên thường giữ một dự án được tổ chức và cung cấp cho nhân viên một cách để xác định các nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức.Các nhiệm vụ khẩn cấp xác định công việc phải được xử lý ngay lập tức, chẳng hạn như xử lý các cuộc gọi điện thoại và khách truy cập.Các công việc được coi là cấp bách và quan trọng có thể phát sinh trong một tình huống khủng hoảng.Các nhiệm vụ không quan trọng thường bao gồm ghé thăm đồng nghiệp hoặc tham gia kinh doanh cá nhân khi làm việc.Lập lịch cho mỗi nhiệm vụ đại diện cho một thành phần khác của việc viết một kế hoạch quản lý nhiệm vụ.Các mốc thời gian nên được tạo cho mỗi công việc cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án.Những mốc thời gian này nên thực tế và xem xét các nguồn tài chính và nhân sự có sẵn.Tài nguyên có thể thay đổi theo dự án, trong các hạn chế về ngân sách.Một kế hoạch quản lý nhiệm vụ nên phân tích các nguồn lực cần thiết và xác định xem công ty có sẵn sàng đầu tư vào các nguồn lực để đáp ứng thời hạn hay không.Các kế hoạch dự phòng có thể được đưa ra để giải quyết các vấn đề bất ngờ mọc lên.Các kế hoạch quản lý nhiệm vụ nên cung cấp cho các chiến lược thay thế để đối phó với các sự kiện không lường trước được.Những kế hoạch thay thế này chuẩn bị cho nhân viên xử lý các vấn đề nhanh chóng mà không cần xác định lại các mục tiêu hoặc đặt các ưu tiên mới.Một khi kế hoạch quản lý nhiệm vụ được viết, nó nên được chia sẻ với các đồng nghiệp sẽ làm việc cùng nhau trong dự án.Nếu kế hoạch kêu gọi ủy thác công việc cho các đồng nghiệp khác nhau hoặc các bộ phận khác nhau trong tổ chức, những vấn đề đó có thể được làm rõ bằng cách thảo luận về kế hoạch.Quá trình này đảm bảo tất cả mọi người đang làm việc từ cùng một kế hoạch chi tiết để hoàn thành các mục tiêu.Bước cuối cùng trong việc chuẩn bị một kế hoạch quản lý nhiệm vụ bao gồm một phương pháp theo dõi tiến trình, đặc biệt là trên các dự án lớn được chia thành các nhiệm vụ.Bằng cách theo dõi tiến trình, các giám sát viên có thể xác định các khu vực cần nhiều nguồn lực hơn để giữ công việc đi đúng hướng.Họ cũng có thể khám phá các khu vực yếu bởi bộ phận hoặc nhân viên, nơi công việc bị sa lầy.