Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τον επανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών;

Το καθήκον του επανασχεδιασμού της επιχειρηματικής διαδικασίας έχει τυπικά το στόχο να πάρει κάτι που έχει λειτουργήσει καλά στο παρελθόν και να κάνει αλλαγές που να ενημερώνουν και να ανανεώνουν αυτή τη διαδικασία για τις σημερινές συνθήκες.Παρόλο που υπάρχουν διάφορες στρατηγικές για τον προσδιορισμό και την εφαρμογή αυτού του τύπου επανεξέτασης των υφιστάμενων διαδικασιών, οι περισσότερες προσεγγίσεις θα απαιτήσουν τρεις βασικές φάσεις προκειμένου να προσδιοριστούν οι σωστές αλλαγές και να σχεδιάσουν ένα αποτελεσματικό σχέδιο: αξιολόγηση, προβολή και υλοποίηση.Το στάδιο της αξιολόγησης, εστιάζεται στην κατανόηση του γιατί εφαρμόστηκε ποτέ η τρέχουσα διαδικασία και πόσο καλά αυτή η διαδικασία έχει επιτύχει στόχους στο παρελθόν.Λαμβάνοντας το χρόνο να γίνει αυτό το κομμάτι της χαρτογράφησης των επιχειρηματικών διαδικασιών καθιστά δυνατή την προσδιορισμό ποιοι υποκείμενοι λόγοι για τη διαδικασία εξακολουθούν να είναι σχετικοί σήμερα και ποιοι λόγοι δεν ισχύουν πλέον.Γνωρίζοντας ποιες πτυχές της διαδικασίας δεν είναι πλέον απαραίτητες, είναι ευκολότερο να αποφασιστεί τι μπορεί να απομακρυνθεί και τι πρέπει να παραμείνει ως μέρος της διαδικασίας.Ως αποτέλεσμα, είναι τώρα η θεμελίωση ή ο πυρήνας του επανασχεδιασμού της επιχειρηματικής διαδικασίας και είναι έτοιμος να ενισχυθεί με νέα στοιχεία που φέρνουν αποτελεσματικά αυτή τη διαδικασία μέχρι σήμερα.

Μόλις τα βασικά διαχωριστούν από αυτό που έχει γίνει νεκρό βάρος, η επόμενη φάση του επανασχεδιασμού της επιχειρηματικής διαδικασίας απαιτεί την προβολή της μελλοντικής χρήσης αυτής της διαδικασίας.Εδώ, η ιδέα είναι να εξεταστεί κάθε πιθανή προσθήκη στη διαδικασία και πώς θα επηρεάσει άλλες διαδικασίες που υπάρχουν ήδη σε όλη τη διάρκεια της επιχείρησης.Η ιδέα είναι να κάνει αλλαγές που στην καλύτερη περίπτωση δεν δημιουργούν προβλήματα με άλλες διαδικασίες.Ας ελπίσουμε ότι οι αλλαγές που συμβαίνουν κατά τη διάρκεια του επανασχεδιασμού θα υπερβούν απλώς την αύξηση της αποτελεσματικότητας αυτής της διαδικασίας και της βοήθειας στην αύξηση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας σε άλλους τομείς της επιχείρησης.Με προσεκτικά μεταμόσχευση σε κάθε προτεινόμενο νέο στοιχείο, στη συνέχεια, τρέχοντας προσομοιώσεις για να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο αυτό το στοιχείο θα επηρέαζε την επακόλουθη δραστηριότητα εντός της λειτουργίας, είναι δυνατόν τελικά να δημιουργηθεί μια ανανεωμένη διαδικασία που είναι προς όφελος όλων των εμπλεκομένων.

Ακόμη και ο καλύτερος επανασχεδιασμός της επιχειρηματικής διαδικασίας θα αποτύχει εάν η φάση εφαρμογής δεν πραγματοποιηθεί με τρόπο που να είναι σε αρμονία με την εταιρική κουλτούρα.Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η κουλτούρα μπορεί να επιτρέψει μια γρήγορη περικοπή από την παλιά διαδικασία στην ανανεωμένη διαδικασία, ενδεχομένως τερματίζοντας τη χρήση του πρώτου την Παρασκευή και ξεκινώντας την τελευταία την επόμενη Δευτέρα.Εάν αυτός ο τύπος εφαρμογής δεν είναι κατάλληλος για τον πολιτισμό, η συνεργασία με εκείνους που επηρεάζονται άμεσα από τις αλλαγές για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα μπορεί να είναι η καλύτερη προσέγγιση.Λαμβάνοντας το χρόνο για να επαναπροσδιορίσετε το βασικό προσωπικό για το πώς να διαχειριστείτε τη νέα διαδικασία προς το καλύτερο πλεονέκτημα μπορεί να απαιτήσει την επένδυση του χρόνου και των χρημάτων στο μπροστινό μέρος, αλλά μπορεί να αποτρέψει μεγάλη δοκιμή, σφάλμα και απόβλητα στο πίσω μέρος.

Λάβετε υπόψη ότι ακόμη και ένας επανασχεδιασμός επιχειρηματικής διαδικασίας που έχει δημιουργηθεί προσεκτικά μπορεί να χρειαστεί κάποια μικροαλλαγές μόλις εφαρμοστεί.Μόλις εκείνοι που πραγματικά εργάζονται με τη διαδικασία έχουν την ευκαιρία να χρησιμοποιήσουν την ανανεωμένη προσέγγιση για ένα σύντομο χρονικό διάστημα, θα έχουν πιθανώς πολύτιμη ανατροφοδότηση που μπορεί να διευκολύνει την τελειοποίηση της διαδικασίας, καθιστώντας την πιο αποτελεσματική και σχετική με την επιχείρησηεπιχείρηση.Λαμβάνοντας το χρόνο να θεωρήσετε ότι η ανατροφοδότηση και ο εντοπισμός τρόπων για να αλλάξετε ελαφρώς τη διαδικασία μπορεί συχνά να έχει ως αποτέλεσμα να κινητοποιεί τους εργαζομένους να κατέχουν τη διαδικασία και να υπερηφανεύονται για την καλύτερη δυνατή χρήση αυτής της διαδικασίας καθώς πηγαίνουν για τα καθήκοντά τους.