Những lời khuyên tốt nhất để thiết kế lại quy trình kinh doanh là gì?

Nhiệm vụ thiết kế lại quy trình kinh doanh thường có mục tiêu lấy một cái gì đó đã hoạt động tốt trong quá khứ và thực hiện các thay đổi cập nhật và gia hạn quy trình đó cho hoàn cảnh ngày hôm nay.Mặc dù có một số chiến lược khác nhau để xác định và thực hiện loại lại quy trình hiện có này, hầu hết các phương pháp sẽ yêu cầu ba giai đoạn cơ bản để xác định các thay đổi đúng đắn và thiết kế một kế hoạch hiệu quả: đánh giá, dự đoán và thực hiện.Giai đoạn đánh giá, trọng tâm là hiểu lý do tại sao quá trình hiện tại được thực hiện và quá trình đó đã đạt được các mục tiêu trong quá khứ.Dành thời gian để thực hiện bản đồ quy trình kinh doanh này cho phép xác định lý do cơ bản nào cho quy trình vẫn còn liên quan đến ngày nay và lý do nào không còn hợp lệ.Bằng cách biết những khía cạnh nào của quy trình không còn cần thiết, việc quyết định những gì có thể bị tước đi và những gì cần phải duy trì như một phần của quy trình hơn.Do đó, nền tảng hoặc cốt lõi của thiết kế lại quy trình kinh doanh hiện đã được áp dụng và sẵn sàng được tăng cường với các yếu tố mới mang lại quá trình đó một cách hiệu quả.

Một khi những điều cơ bản được tách biệt với những gì đã trở thành trọng lượng chết, giai đoạn tiếp theo trong quy trình kinh doanh được thiết kế lại để dự kiến việc sử dụng quá trình đó trong tương lai.Ở đây, ý tưởng là xem xét từng bổ sung có thể cho quy trình và cách nó sẽ tác động đến các quy trình khác đã được áp dụng trong suốt quá trình hoạt động.Ý tưởng là thực hiện các thay đổi mà tốt nhất không tạo ra vấn đề với các quy trình khác.Hy vọng rằng, những thay đổi xảy ra trong quá trình thiết kế lại sẽ vượt ra ngoài việc chỉ tăng hiệu quả của một quy trình đó và hỗ trợ trong việc tăng năng suất và hiệu quả trong các lĩnh vực khác của hoạt động.Bằng cách ghép cẩn thận trong từng yếu tố mới được đề xuất, sau đó chạy mô phỏng để xác định phần tử đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động tiếp theo trong hoạt động như thế nào, cuối cùng có thể tạo ra một quy trình được trang bị lại vì lợi ích của mọi người liên quan.Ngay cả việc thiết kế lại quy trình kinh doanh tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu giai đoạn thực hiện không được thực hiện theo cách hài hòa với văn hóa doanh nghiệp.Trong một số trường hợp, văn hóa đó có thể cho phép cắt nhanh từ quy trình cũ sang quy trình được tân trang lại, có thể kết thúc việc sử dụng cái trước vào thứ Sáu và ra mắt lần sau vào thứ Hai sau.Nếu loại thực hiện này không phù hợp với văn hóa, làm việc với những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi những thay đổi trong một khoảng thời gian xác định có thể là cách tiếp cận tốt nhất.Dành thời gian để kiềm chế nhân viên chủ chốt trong cách quản lý quy trình mới để có lợi thế tốt nhất có thể yêu cầu đầu tư thời gian và tiền bạc vào mặt trước, nhưng nó có thể ngăn chặn rất nhiều thử nghiệm, lỗi và lãng phí ở mặt sau.Hãy nhớ rằng ngay cả một quy trình kinh doanh đã được thiết kế lại đã được chế tạo cẩn thận có thể cần một số điều chỉnh một khi nó được thực hiện.Một khi những người thực sự làm việc với quy trình có cơ hội sử dụng phương pháp được tân trang lại trong một khoảng thời gian ngắn, họ có thể sẽ có phản hồi có giá trị có thể giúp điều chỉnh quy trình dễ dàng hơn, làm cho nó hiệu quả và phù hợp hơn với doanh nghiệpdoanh nghiệp.Dành thời gian để xem xét phản hồi đó và xác định các cách để thay đổi một chút quá trình thường có thể có tác dụng thúc đẩy nhân viên sở hữu quy trình và tự hào sử dụng tốt nhất có thể cho quá trình đó khi họ thực hiện các nhiệm vụ được giao của họ.