Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διατήρηση ηλεκτρονικών αρχείων;

Η διατήρηση ηλεκτρονικών αρχείων δεν είναι τίποτα περισσότερο από τη δημιουργία ενός συστήματος για την υποστήριξη σημαντικών δεδομένων μέσα σε ένα χώρο εργασίας και τα καλά νέα είναι ότι μεγάλο μέρος του μπορεί να επιτευχθεί αυτόματα κάτω από τη σωστή ρύθμιση.Πολλές επιχειρήσεις κάνουν το λάθος να υποστηρίξουν τα πολύτιμα έγγραφά τους σε πολλούς διακομιστές, τα οποία θα μπορούσαν να δημιουργήσουν εκατοντάδες ή ακόμα και χιλιάδες αντίγραφα αρχεία που καταλαμβάνουν χώρο και τελικά επιβραδύνουν το διακομιστή.Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί και για τα παραδοσιακά αντίγραφα ασφαλείας όπως τα χαρτιά και τους συμπαγείς δίσκους mdash · δεν έχει απολύτως νόημα να διατηρείται επαναλαμβανόμενα αντίγραφα ασφαλείας μόλις εφαρμοστεί ένα σύστημα διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων ήχου.Ένας επαγγελματίας με την τεχνολογική εμπειρία του Διαδικτύου επιδιώκεται κανονικά να δημιουργήσει ένα τέτοιο σύστημα και δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό αντίγραφο ασφαλείας είναι συνήθως μέρος του ηλεκτρονικού πακέτου διατήρησης αρχείων, οι πληροφορίες πρέπει να προστατεύονται για πάντα.Για τους χρήστες να εξετάσουν ακριβώς τι πρέπει να αποθηκευτούν σε πολλαπλές τοποθεσίες.Για παράδειγμα, τα αρχεία επιχειρήσεων που έχουν πρόσβαση σε πολλούς υπαλλήλους καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας θα πρέπει να αποθηκεύονται σε κάθε μεμονωμένο σύστημα υπολογιστών, αλλά τα αρχεία που ασχολούνται με πρώην πελάτες ή φορολογικές πληροφορίες θα πρέπει να τοποθετηθούν με ασφάλεια σε έναν υπολογιστή mainframe, δεδομένου ότι αυτό το είδος αρχείου είναι σπάνια απαραίτητο.Μια άλλη σημαντική λειτουργία ενός προγράμματος διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων είναι η δυνατότητα καθαρισμού περιττών αρχείων μετά από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να διατηρηθεί το συνολικό δίκτυο όσο το δυνατόν πιο ελεύθερο.Όχι μόνο αυτά τα καθήκοντα συμβάλλουν στον εξορθολογισμό της ταχύτητας με την οποία μπορούν να διανεμηθούν οι πληροφορίες σε όλο το χώρο εργασίας, αλλά θέτει επίσης πρότυπα για κάθε υπάλληλο να τηρεί όταν ασχολείται με τα δεδομένα της εταιρείας.Το αντίγραφο ασφαλείας που συμβαίνει σε τακτά χρονικά διαστήματα, και αυτή η εργασία μπορεί να ρυθμιστεί για να τρέχει εβδομαδιαία, καθημερινά ή ακόμα και από το λεπτό όταν είναι απαραίτητο.Εκτός από την τοποθέτηση αρχείων σε ένα κεντρικό διακομιστή, πολλές εταιρείες εφαρμόζουν επίσης αντίγραφα ασφαλείας σε εξωτερικούς δίσκους, απομακρυσμένες μονάδες δίσκου ή συμπαγή δίσκο (CD) για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα υπάρχουν πάντα σε δύο ξεχωριστές, ανεξάρτητες τοποθεσίες.Ενώ για πολλούς, αυτή η διαδικασία θα φαινόταν περιττή, μια υπερφόρτωση μέσα σε ένα ηλεκτρικό κύκλωμα θα μπορούσε να διαγράψει αποτελεσματικά κάθε σκληρό δίσκο μέσα σε μια εταιρεία.Το online αντίγραφο ασφαλείας έχει αυξηθεί ιδιαίτερα δημοφιλής, καθώς τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια διαφορετική γεωγραφική περιοχή mdash; Έτσι, ακόμη και αν ένα καταστροφικό γεγονός όπως ένας τυφώνας ή ανεμοστρόβιλος κατέστρεψε κάθε κομμάτι υλικού, οι πληροφορίες της εταιρείας θα εξακολουθούσαν να παραμένουν ασφαλείς.

Μια άλλη έξυπνη πτυχή του ηλεκτρονικούΗ διατήρηση των αρχείων είναι να επαληθεύσει φυσικά ότι τα αντίγραφα ασφαλείας, στην πραγματικότητα, έλαβε χώρα, επειδή κάτι τόσο απλό όσο ένα κατεστραμμένο καλώδιο Ethernet θα μπορούσε να αποτρέψει την σωστή αποθήκευση των πληροφοριών.Πολλές επιχειρήσεις υποθέτουν λανθασμένα ότι τα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας είναι άνοσοι από το ατύχημα, αλλά αυτό απλά δεν συμβαίνει.Τα άτομα πρέπει πάντα να επαληθεύουν ότι τα δεδομένα υποστηρίζονται σωστά τουλάχιστον μηνιαία ή κάθε φορά που εφαρμόζεται ένα νέο αρχείο ή πρόγραμμα.