Những lời khuyên tốt nhất để lưu giữ hồ sơ điện tử là gì?

Lưu giữ hồ sơ điện tử không gì khác hơn là thiết lập một hệ thống để sao lưu dữ liệu quan trọng trong một nơi làm việc và tin tốt là phần lớn nó có thể được thực hiện tự động theo thiết lập thích hợp.Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi sao lưu các tài liệu có giá trị của họ vào nhiều máy chủ, tuy nhiên, có thể tạo ra hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn tệp trùng lặp chiếm không gian và cuối cùng làm chậm máy chủ.Điều tương tự cũng có thể nói đối với các bản sao lưu truyền thống như giấy tờ và đĩa nhỏ gọn mdash; hoàn toàn không có ý nghĩa để giữ các bản sao lưu lặp đi lặp lại sau khi một hệ thống lưu giữ hồ sơ điện tử âm thanh được thực hiện.Một chuyên gia với trải nghiệm công nghệ internet thường được tìm cách thiết lập một hệ thống như vậy và vì sao lưu trực tuyến thường là một phần của gói lưu giữ hồ sơ điện tử, thông tin cần được bảo vệ mãi mãi. Trước khi thực hiện chương trình lưu giữ hồ sơ điện tử, điều quan trọng làĐể người dùng xem xét chính xác những gì cần được lưu trữ ở nhiều vị trí.Ví dụ: các tệp kinh doanh được truy cập bởi nhiều nhân viên trong suốt cả ngày nên được lưu trên mỗi hệ thống máy tính riêng lẻ, nhưng các tệp liên quan đến khách hàng cũ hoặc thông tin thuế phải được đặt một cách an toàn trên máy tính máy tính lớn vì loại tệp này hiếm khi cần thiết.Một chức năng quan trọng khác của chương trình lưu giữ hồ sơ điện tử là khả năng thanh lọc các tệp không cần thiết sau một khoảng thời gian nhất định để giữ cho mạng tổng thể không lộn xộn nhất có thể.Các nhiệm vụ này không chỉ giúp hợp lý hóa tốc độ mà thông tin có thể được phân phối trên khắp nơi làm việc mà còn đặt ra các tiêu chuẩn cho mỗi nhân viên tuân thủ khi xử lý dữ liệu của công ty.Sao lưu xảy ra theo định kỳ và nhiệm vụ này có thể được đặt để chạy hàng tuần, hàng ngày hoặc thậm chí theo phút khi cần thiết.Bên cạnh việc đặt các tệp trên một máy chủ tập trung, nhiều tập đoàn cũng triển khai các bản sao lưu cho các ổ đĩa ngoài, ổ đĩa từ xa hoặc đĩa nhỏ gọn (CD) để đảm bảo rằng dữ liệu luôn tồn tại ở hai vị trí độc lập riêng biệt.Mặc dù đối với nhiều người, quá trình này có vẻ không cần thiết, quá tải trong mạch điện có thể xóa một cách hiệu quả mọi ổ cứng trong một công ty.Sao lưu trực tuyến đã phát triển đặc biệt phổ biến vì dữ liệu được lưu trữ trong một khu vực địa lý khác nhau mdash; vì vậy ngay cả khi một sự kiện thảm khốc như bão hoặc lốc xoáy đã phá hủy từng phần cứng, thông tin của công ty vẫn còn an toàn. Một khía cạnh thông minh khác của điện tửViệc lưu giữ hồ sơ là xác minh về mặt vật lý rằng trên thực tế, các bản sao lưu đã diễn ra, bởi vì một cái gì đó đơn giản như một sợi dây ethernet bị hư hỏng có thể ngăn thông tin được lưu đúng.Nhiều doanh nghiệp nhầm cho rằng các bản sao lưu tự động miễn dịch với rủi ro, nhưng đơn giản là không phải là trường hợp.Các cá nhân phải luôn luôn xác minh dữ liệu được sao lưu đúng ít nhất là hàng tháng hoặc bất cứ khi nào một tệp hoặc chương trình mới được thực hiện.