Ano ang pinakamahusay na mga tip para sa pagpapanatili ng elektronikong talaan?

Ang pagpapanatili ng elektronikong talaan ay walang iba kundi ang pag -set up ng isang sistema upang i -backup ang mahalagang data sa loob ng isang lugar ng trabaho, at ang mabuting balita ay ang karamihan sa mga ito ay maaaring awtomatikong maisagawa sa ilalim ng tamang pag -setup.Maraming mga negosyo ang nagkakamali sa pag -back up ng kanilang mahalagang mga dokumento sa maraming mga server, gayunpaman, na maaaring lumikha ng daan -daang o kahit libu -libong mga dobleng file na tumatagal ng puwang at sa huli ay pabagalin ang server.Ang parehong ay maaaring sabihin para sa tradisyonal na mga backup tulad ng papeles at compact na disks mdash; ito ay walang pasubali na panatilihin ang mga paulit -ulit na backup sa sandaling ipinatupad ang isang tunog na electronic records retention system.Ang isang propesyonal na may karanasan sa teknolohiya sa internet ay karaniwang hinahangad na mag -set up ng naturang sistema, at dahil ang online na backup ay karaniwang bahagi ng package ng pagpapanatili ng elektronikong talaan, ang impormasyon ay dapat protektado magpakailanman.Para isaalang -alang ng mga gumagamit kung ano mismo ang kailangang maiimbak sa maraming lokasyon.Halimbawa, ang mga file ng negosyo na na -access ng maraming mga empleyado sa buong araw ay dapat na mai -save sa bawat indibidwal na system ng computer, ngunit ang mga file na nakikitungo sa mga dating kliyente o impormasyon sa buwis ay dapat na ligtas na maiiwasan sa isang mainframe computer dahil ang ganitong uri ng file ay bihirang kinakailangan.Ang isa pang mahalagang pag-andar ng isang programa ng pagpapanatili ng elektronikong talaan ay ang kakayahang maglinis ng mga hindi kinakailangang mga file pagkatapos ng isang tiyak na tagal ng oras upang mapanatili ang pangkalahatang network bilang walang kalat hangga't maaari.Hindi lamang ang mga gawaing ito ay nakakatulong sa pag -streamline ng bilis kung saan ang impormasyon ay maaaring maipamahagi sa buong lugar ng trabaho, ngunit nagtatakda din ito ng mga pamantayan para sa bawat empleyado na sumunod sa pakikitungo sa data ng kumpanya.Ang pag -backup na nangyayari sa mga regular na agwat, at ang gawaing ito ay maaaring itakda upang tumakbo lingguhan, araw -araw, o kahit na sa minuto kung kinakailangan.Bukod sa paglalagay ng mga file sa isang sentralisadong server, maraming mga korporasyon ang nagpapatupad din ng mga backup sa mga panlabas na drive, remote drive, o isang compact disk (CD) upang matiyak na ang data ay palaging umiiral sa dalawang magkahiwalay, independiyenteng lokasyon.Habang para sa marami, ang prosesong ito ay tila hindi kinakailangan, ang isang labis na karga sa loob ng isang de -koryenteng circuit ay maaaring mabisang burahin ang bawat hard drive sa loob ng isang kumpanya.Ang online backup ay lumago lalo na sikat dahil ang data ay naka -imbak sa loob ng ibang heograpikal na rehiyon at mdash; kaya kahit na ang isang sakuna na sakuna tulad ng isang bagyo o buhawi ay nawasak sa bawat solong piraso ng hardware, ang impormasyon ng kumpanya ay mananatiling ligtas.

Ang isa pang matalinong aspeto ng electronicAng pagpapanatili ng mga rekord ay ang pisikal na i -verify na ang mga backup ay, sa katunayan, maganap, dahil ang isang bagay na kasing simple ng isang nasira na Ethernet cord ay maaaring maiwasan ang impormasyon na maayos na mai -save.Maraming mga negosyo ang nagkakamali na ipinapalagay na ang mga awtomatikong backup ay immune mula sa mishap, ngunit hindi lang iyon ang kaso.Ang mga indibidwal ay dapat palaging i -verify ang data ay maayos na nai -back up ng hindi bababa sa buwanang o tuwing ipinatutupad ang isang bagong file o programa.