Apa tips terbaik untuk retensi catatan elektronik?

Retensi Retensi Catatan Elektronik tidak lebih dari menyiapkan sistem untuk mencadangkan data penting di tempat kerja, dan kabar baiknya adalah bahwa sebagian besar dapat dicapai secara otomatis di bawah pengaturan yang tepat.Banyak bisnis membuat kesalahan dengan mencadangkan dokumen berharga mereka ke beberapa server, yang dapat membuat ratusan atau bahkan ribuan file duplikat yang memakan ruang dan akhirnya memperlambat server.Hal yang sama dapat dikatakan untuk cadangan tradisional seperti dokumen dan disk kompak mdash; sama sekali tidak masuk akal untuk menjaga cadangan berulang setelah sistem retensi catatan elektronik yang baik diterapkan.Seorang profesional dengan pengalaman teknologi internet biasanya dicari untuk mengatur sistem seperti itu, dan karena cadangan online biasanya merupakan bagian dari paket retensi catatan elektronik, informasi tersebut harus dilindungi selamanya.

sebelum menerapkan program retensi catatan elektronik, pentingAgar pengguna mempertimbangkan dengan tepat apa yang perlu disimpan di beberapa lokasi.Misalnya, file bisnis yang diakses oleh banyak karyawan sepanjang hari harus disimpan pada setiap sistem komputer individu, tetapi file yang berurusan dengan mantan klien atau informasi pajak harus diselipkan dengan aman di komputer mainframe karena jenis file ini jarang diperlukan.Fungsi penting lain dari program retensi catatan elektronik adalah kemampuan untuk membersihkan file yang tidak perlu setelah periode waktu tertentu untuk menjaga jaringan secara keseluruhan semata-mata mungkin.Tugas -tugas ini tidak hanya membantu merampingkan kecepatan di mana informasi dapat didistribusikan di seluruh tempat kerja, tetapi juga menetapkan standar untuk setiap karyawan untuk mematuhi ketika berurusan dengan data perusahaan.

Aspek penting lain dari retensi catatan elektronik adalah menerapkan otomatisCadangan yang terjadi secara berkala, dan tugas ini dapat diatur untuk berjalan setiap minggu, setiap hari, atau bahkan setiap menit bila perlu.Selain menempatkan file di server terpusat, banyak perusahaan juga menerapkan cadangan ke drive eksternal, drive jarak jauh, atau disk (CD) yang ringkas untuk memastikan bahwa data selalu ada di dua lokasi yang terpisah dan independen.Sementara bagi banyak orang, proses ini tampaknya tidak perlu, kelebihan beban dalam sirkuit listrik dapat secara efektif menghapus setiap hard drive dalam suatu perusahaan.Cadangan online telah tumbuh sangat populer sejak data disimpan dalam wilayah geografis yang berbeda mdash; jadi bahkan jika peristiwa bencana seperti badai atau tornado menghancurkan setiap perangkat keras, informasi perusahaan akan tetap aman.

Aspek cerdas lain dari elektronikRetensi catatan adalah untuk memverifikasi secara fisik bahwa cadangan, pada kenyataannya, terjadi, karena sesuatu yang sederhana seperti kabel Ethernet yang rusak dapat mencegah informasi dari disimpan dengan benar.Banyak bisnis secara keliru berasumsi bahwa cadangan otomatis kebal dari kecelakaan, tetapi itu tidak terjadi.Individu harus selalu memverifikasi bahwa data didukung dengan benar setidaknya setiap bulan atau setiap kali file atau program baru diimplementasikan.