Τι είναι το διάγραμμα διαδικασίας ροής;

Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι ένα διάγραμμα που χρησιμοποιεί τόσο κείμενο όσο και σύμβολα για να δείξει τις ενέργειες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας δεδομένης διαδικασίας.Αυτός ο τύπος διαγράμματος καθορίζει κάθε βήμα με χρονολογική σειρά, με σύμβολα που δείχνουν την αρχή και το τέλος της διαδικασίας καθώς και τις αποφάσεις και τις ενέργειες που συμβαίνουν στην πορεία.Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι χρήσιμο για την απεικόνιση της εν λόγω διαδικασίας και την αναγνώριση των περιοχών αδυναμίας.

Τα σύμβολα ροής διαδικασίας περιλαμβάνουν συνήθως τρία διαφορετικά σχήματα.Ένα οβάλ χρησιμοποιείται για να σηματοδοτήσει τα σημεία έναρξης και λήξης της διαδικασίας.Ένα ορθογώνιο υποδεικνύει ενέργειες και ένα διαμάντι δείχνει μια απόφαση.Κάθε σχήμα συνδέεται με άλλα σχήματα από ένα βέλος, το οποίο οδηγεί τον θεατή από τη μία διαδικασία στην άλλη.Κάθε σχήμα περιέχει λέξεις που περιγράφουν αυτό το βήμα της διαδικασίας.

Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής συνήθως έχει ένα μόνο σημείο εκκίνησης.Αυτό μπορεί να επισημανθεί έναρξη ή μπορεί να υποδεικνύει το σκοπό του διαγράμματος, όπως η κλήση εξυπηρέτησης πελατών.Από αυτό το σημείο, τα βέλη θα οδηγήσουν σε πιθανές ενέργειες ή αποφάσεις.Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής για την αντιμετώπιση των κλήσεων εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να περιλαμβάνει ερωτήσεις που πρέπει να ζητηθεί ο καλών, όπως το σύστημα που λειτουργείτε;Κάθε ερώτηση θα διακλαδιστεί σε πιθανές απαντήσεις.Αυτές οι απαντήσεις μπορεί να οδηγήσουν σε μια άλλη ερώτηση για να διευκρινιστούν περαιτέρω το πρόβλημα ή μια λύση που θα επιτύχει αποτελεσματικά τον στόχο της κλήσης.Ορισμένα διαγράμματα θα έχουν μια ενιαία αρχή και τέλος, ενώ άλλοι μπορούν να οδηγήσουν σε πολλαπλά συμπεράσματα.Μια κλήση εξυπηρέτησης πελατών θα μπορούσε να τελειώσει με μια ποικιλία λύσεων που ταιριάζουν για το πρόβλημα.Το διάγραμμα μπορεί να τελειώσει εκεί, ή να δείξει κάθε λύση σε μια άλλη ενέργεια, όπως μια προτροπή για την ολοκλήρωση μιας έρευνας σχετικά με την αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας.

Ενέργειες ή αποφάσεις που ισχύουν για περισσότερα από ένα σενάριο δεν θα εμφανίζονται πολλές φορές σε ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής.Η ενοποιητική διαδικασία θα εμφανιστεί μία φορά με πολλαπλά βέλη που οδηγούν σε αυτήν.Εάν ο τελικός στόχος του διαγράμματος ροής είναι ο ίδιος ανεξάρτητα από τη διαδικασία, το οβάλ που σημαίνει το τελικό σημείο του διαγράμματος μπορεί να ανιχνευθεί σε πολλαπλές ενέργειες ή αποφάσεις.

Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τις επιχειρήσεις, όπως αυτόμπορεί να παράσχει μια οπτική για τις ενέργειες που λαμβάνονται καθ 'όλη τη διάρκεια μιας διαδικασίας.Εάν η διαδικασία φαίνεται υπερβολικά περίπλοκη, αυτό το γράφημα θα βοηθήσει στον εντοπισμό αδύναμων σημείων όπου μπορεί να αποσαφηνιστεί ή να βελτιωθεί.Ένα διάγραμμα διαδικασίας ροής είναι επίσης χρήσιμο για τη λήψη αποφάσεων.Μπορεί να παρέχει εύχρηστες οδηγίες για την παρακολούθηση της σωστής διαδικασίας σε διάφορες καταστάσεις.