Τι είναι μια συνάντηση kickoff;
Μια συνάντηση kickoff είναι μια συνάντηση στην οποία όλα τα υπεύθυνα μέλη της ομάδας ενημερώνονται για ένα νέο έργο.Οι δραστηριότητες μπορούν να περιλαμβάνουν μια συζήτηση για την πρόθεση του έργου, τη δημιουργία χρονοδιαγράμματος, την ανταλλαγή περιορισμών κόστους και του προϋπολογισμού και την ανάθεση των καθηκόντων του έργου.Οι συναντήσεις kickoff περιλαμβάνουν συχνά μέλη της ομάδας σε διάφορες λειτουργικές περιοχές και μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν έναν εκπρόσωπο πελατών.
Η πρόθεση μιας συνάντησης kickoff είναι να εξασφαλίσει ότι ένα έργο θα πάει όσο το δυνατόν πιο ομαλά, διασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι στοΊδια σελίδα.Αυτές οι συναντήσεις αποτελούν μια ευκαιρία για τον υπεύθυνο του έργου να μοιραστεί πληροφορίες σχετικά με το έργο.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει σκληρά γεγονότα, όπως ημερομηνία λήξης, προδιαγραφές και προϋπολογισμό, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μαλακές πληροφορίες, όπως ιδιορρυθμίες και προτιμήσεις πελάτη.
Ο διαχειριστής του έργου είναι συχνά υπεύθυνος για τη δημιουργία συνάντησης kickoff.Συνήθως παίρνει την κυριότητα της ίδρυσης και της μετά την ημερήσια διάταξη.Αυτό περιλαμβάνει τον προγραμματισμό ενός χρόνου κατά την οποία μπορούν να συναντηθούν όλα τα απαιτούμενα μέρη.διατηρώντας μια τοποθεσία.Και στην περίπτωση μεγάλων συναντήσεων που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια ενός διάλειμμα στα μέσα της ημέρας, παραγγέλλοντας την υπηρεσία μεσημεριανού για τα μέλη της ομάδας.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο διαχειριστής του έργου θα λάβει προσεκτικές σημειώσεις σχετικά με όλα τα στοιχεία που συζητήθηκαν, τις αποφάσεις που επιτεύχθηκαν και οι ερωτήσεις που θα απαντηθούν αργότερα.Θα είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι συμφωνούν με τους όρους, τα χρονοδιαγράμματα και το κόστος και ότι κατανοούν πλήρως τι απαιτείται από αυτούς.Στη συνέχεια, ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να διανείμει αμέσως σαφείς, συνοπτικές σημειώσεις συνάντησης.
Μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες μιας συνάντησης kickoff είναι να ορίσει μια λίστα παραδοτέων.Αυτή είναι μια λίστα με όλα τα στοιχεία λόγω του πελάτη και των συγκεκριμένων ενεργειών που απαιτούνται για την κάλυψη κάθε παραδοτέα.Για παράδειγμα, ένας παραδοτέος πελάτης μπορεί να είναι η παραγωγή ενός σημείου εισόδου για μια τοποθεσία λιανικής πώλησης.Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, το σύμβολο πρέπει να σχεδιαστεί, τα υλικά πρέπει να προέρχονται και να παραγγέλλονται, πρέπει να παραχθεί, η ποιότητα πρέπει να επαληθευτεί και το σύμβολο πρέπει να αποστέλλεται ή/και να εγκατασταθεί.Ο ειδικός των προμηθειών δεν μπορεί να παραγγείλει υλικά έως ότου ο σχεδιαστής σχεδιάσει το σύμβολο και εάν ένα από αυτά τα βήματα δεν ολοκληρωθεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, ο εγκαταστάτης δεν θα μπορέσει να καλύψει την ημερομηνία λήξης.Οι σημειώσεις συνεδριάσεων για μια συνάντηση kickoff θα πρέπει να περιλαμβάνουν έναν κατάλογο στοιχείων δράσης, τις ημερομηνίες λήξης και τα υπεύθυνα μέρη.Εάν κάποιο μέρος έχει πρόβλημα με τις ημερομηνίες, τις προδιαγραφές ή την τιμολόγηση, η συνάντηση kickoff είναι η ώρα να το φέρετε.Αυτή η συνάντηση παρέχει ένα ανοιχτό φόρουμ για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη για να εξασφαλίσει ότι παίρνουν αυτό που χρειάζονται για να παράγουν ένα επιτυχημένο έργο.