Một cuộc họp khởi động là gì?

Một cuộc họp khởi động là một cuộc họp mà tất cả các thành viên trong nhóm có trách nhiệm đều được thông báo về một dự án mới.Các hoạt động có thể bao gồm một cuộc thảo luận về ý định của dự án, thiết lập dòng thời gian, chia sẻ các hạn chế về chi phí và ngân sách và chuyển nhượng nhiệm vụ dự án.Các cuộc họp khởi động thường bao gồm các thành viên trong nhóm trên một số khu vực chức năng và đôi khi cũng có thể bao gồm một đại diện khách hàng. Mục đích của một cuộc họp khởi động là để đảm bảo rằng một dự án diễn ra suôn sẻ nhất có thể bằng cách đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm cóCùng một trang.Các cuộc họp như vậy là một cơ hội để người quản lý dự án chia sẻ thông tin về dự án.Điều này có thể bao gồm các sự kiện khó khăn như ngày đáo hạn dự án, thông số kỹ thuật và ngân sách, nhưng cũng có thể bao gồm thông tin mềm như quirks và sở thích của khách hàng.Người quản lý dự án thường chịu trách nhiệm thiết lập một cuộc họp khởi động.Cô thường sở hữu việc thiết lập và tuân theo chương trình nghị sự.Điều này bao gồm lịch trình một thời gian mà tất cả các bên cần thiết có thể đáp ứng;đặt một vị trí;Và trong trường hợp các cuộc họp dài diễn ra trong giờ nghỉ giữa ngày, đặt dịch vụ ăn trưa cho các thành viên trong nhóm.Trong cuộc họp, người quản lý dự án sẽ ghi chú cẩn thận về tất cả các mục được thảo luận, các quyết định đạt được và các câu hỏi sẽ được trả lời vào một ngày sau đó.Cô sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đồng ý với các điều khoản, thời gian và chi phí và họ hoàn toàn hiểu những gì được yêu cầu của họ.Sau đó, người quản lý dự án nên nhanh chóng phân phối các ghi chú cuộc họp rõ ràng, ngắn gọn.Đây là danh sách tất cả các mục do khách hàng và các hành động cụ thể cần thiết để đáp ứng từng mục có thể giao được.Ví dụ, một khách hàng có thể giao hàng có thể là tạo một dấu hiệu lối vào cho một địa điểm bán lẻ.Để thực hiện điều này, dấu hiệu phải được thiết kế, các vật liệu phải được cung cấp và đặt hàng, nó phải được sản xuất, chất lượng phải được xác minh và dấu hiệu phải được vận chuyển và/hoặc cài đặt.Chuyên gia mua sắm không thể đặt hàng vật liệu cho đến khi người thiết kế thiết kế dấu hiệu và nếu một trong hai bước này chưa hoàn thành đúng tiến độ, trình cài đặt sẽ không thể đáp ứng ngày đáo hạn.

gán các nhiệm vụ là rất quan trọng đối với quy trình, vì vậyGhi chú cuộc họp cho một cuộc họp khởi động nên bao gồm một danh sách các mục hành động, ngày đáo hạn và các bên có trách nhiệm.Nếu bất kỳ bên nào có vấn đề với ngày đáo hạn, thông số kỹ thuật hoặc giá cả, cuộc họp khởi động là thời gian để đưa nó lên.Cuộc họp này cung cấp một diễn đàn mở cho tất cả các bên liên quan để đảm bảo họ có được những gì họ cần để tạo ra một dự án thành công.