Apa itu pertemuan kickoff?
Pertemuan kickoff adalah pertemuan di mana semua anggota tim yang bertanggung jawab diberi pengarahan tentang proyek baru.Kegiatan dapat mencakup diskusi tentang niat proyek, pembentukan garis waktu, berbagi pembatasan biaya dan anggaran, dan penugasan tugas proyek.Pertemuan kickoff sering mencakup anggota tim di beberapa bidang fungsional dan mungkin juga, kadang -kadang, termasuk perwakilan klien.
Maksud dari pertemuan kickoff adalah untuk memastikan bahwa proyek berjalan semulus mungkin dengan memastikan semua anggota tim ada dihalaman yang sama.Pertemuan semacam itu adalah kesempatan bagi manajer proyek untuk berbagi informasi tentang proyek tersebut.Ini dapat mencakup fakta -fakta sulit seperti tanggal jatuh tempo proyek, spesifikasi dan anggaran, tetapi juga dapat mencakup informasi lunak seperti keanehan dan preferensi klien.
Manajer proyek sering bertanggung jawab untuk menyiapkan pertemuan kickoff.Dia biasanya mengambil kepemilikan untuk membangun dan mengikuti agenda.Ini termasuk penjadwalan waktu di mana semua pihak yang diperlukan dapat bertemu;memesan lokasi;Dan dalam kasus pertemuan panjang yang berlangsung selama istirahat tengah hari, memesan layanan makan siang untuk anggota tim.
Selama pertemuan, manajer proyek akan membuat catatan dengan cermat tentang semua item yang dibahas, keputusan yang dicapai, dan pertanyaan yang harus dijawab di kemudian hari.Dia akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyetujui persyaratan, jadwal, dan biaya dan bahwa mereka sepenuhnya memahami apa yang diminta dari mereka.Setelah itu, manajer proyek harus segera mendistribusikan catatan pertemuan yang jelas dan ringkas.
Salah satu fungsi terpenting dari pertemuan kickoff adalah untuk menetapkan daftar hasil.Ini adalah daftar semua item karena klien dan tindakan spesifik yang diperlukan untuk memenuhi setiap pengiriman.Misalnya, klien yang dapat disampaikan mungkin untuk menghasilkan tanda pintu masuk untuk lokasi ritel.Untuk mencapai hal ini, tanda harus dirancang, bahan harus bersumber dan dipesan, harus diproduksi, kualitas harus diverifikasi, dan tanda harus dikirim dan/atau dipasang.Spesialis Pengadaan tidak dapat memesan bahan sampai desainer merancang tanda, dan jika salah satu dari langkah -langkah ini tidak selesai sesuai jadwal, pemasang tidak akan dapat memenuhi tanggal jatuh tempo.
Menetapkan tugas sangat penting untuk proses tersebut, jadiCatatan rapat untuk pertemuan kickoff harus mencakup daftar item tindakan, tanggal jatuh tempo, dan pihak yang bertanggung jawab.Jika ada pihak yang memiliki masalah dengan tanggal jatuh tempo, spesifikasi, atau harga, pertemuan kickoff adalah waktu untuk mengangkatnya.Pertemuan ini menyediakan forum terbuka untuk semua pihak yang terlibat untuk memastikan mereka mendapatkan apa yang mereka butuhkan untuk menghasilkan proyek yang sukses.