Τι είναι ένα σύστημα προμηθειών;

Ένα σύστημα προμηθειών είναι συνήθως ένα ηλεκτρονικό σύστημα που έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση της διαδικασίας προμηθειών.Η προμήθεια είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει την αγοραστική δραστηριότητα για μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι συστημάτων προμηθειών: ηλεκτρονικές προμήθειες και πρότυπες προμήθειες.Και οι δύο τύποι συστημάτων είναι ευρέως διαθέσιμοι και συχνά περιλαμβάνονται σε ένα προϊόν λογισμικού επιχειρήσεων (ERP) ή λογισμικού λογιστικής.επεξεργασία.Επιπλέον, σε αυτές τις βασικές απαιτήσεις, τα περισσότερα συστήματα περιλαμβάνουν μια σειρά εργαλείων αναφοράς.Οι ενσωματωμένες διαδικασίες έγκρισης, ελέγχους και εργαλεία διαχείρισης κεφαλαίων είναι συνήθως στάνταρ στα μεγαλύτερα προϊόντα.

Η πρωταρχική έννοια της προμήθειας είναι ότι ο προηγμένος προγραμματισμός, ο προγραμματισμός και η αγορά ομάδων θα οδηγήσουν σε εξοικονόμηση κόστους, πιο αποτελεσματική επιχειρηματική λειτουργία και ως εκ τούτου αυξημένη κερδοφορία.Ένα σύστημα προμηθειών χρησιμοποιείται για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας, παρέχοντας χρόνο ανάκαμψης για τα τιμολόγια, την παρακολούθηση των συνολικών δαπανών με τύπο εμπορευμάτων, καθώς και τις οικονομικές δεσμεύσεις και τη διαχείριση των ταμειακών ροών.Η πλήρης εφαρμογή ενός συστήματος προμηθειών συνήθως οδηγεί σε σημαντικές αλλαγές στην υπάρχουσα επιχειρηματική διαδικασία, καθώς το σύστημα θα απαιτήσει ορισμένους εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες που θα τεθούν σε ισχύ.

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα προμηθειών είναι επίσης γνωστό ως ηλεκτρονική προμήθεια.Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται για να περιγράψει το λογισμικό που επιτρέπει στους αγοραστές να έχουν πρόσβαση σε καταλόγους του προμηθευτή μέσω του Διαδικτύου, καθώς και στην αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολογίων.Οι αγοραστές επιλέγουν τα υλικά τους, υποδεικνύουν τους λογαριασμούς που θα χρεώνονται για την αγορά και δημιουργούν μια εντολή αγοράς στο λογιστικό σύστημα.Όλες οι δραστηριότητες που σχετίζονται με τις προμήθειες ολοκληρώνεται στο ηλεκτρονικό σύστημα, μειώνοντας τα χαρτιά και την αύξηση της αποτελεσματικότητας.

Η ηλεκτρονική επεξεργασία τιμολογίων επιτρέπει στις επιλεγμένες εταιρείες να εξορθολογίσουν περαιτέρω την αναθεώρηση και την έγκριση του τιμολογίου.Τα δεδομένα στη συνέχεια δρομολογούνται μέσω μιας σειράς διαδικτυακών εγκρίσεων πριν υποβληθούν σε επεξεργασία για πληρωμή στο λογιστικό σύστημα.Αυτός ο τύπος συστήματος προμηθειών είναι πολύ δημοφιλής σε μεγάλες επιχειρήσεις, όπου υπάρχουν συμβάσεις προμηθειών για τη διαχείριση της δραστηριότητας των δαπανών.Για αυτές τις επιχειρήσεις, η μείωση του χρόνου προσωπικού για την επεξεργασία τιμολογίων παρέχει μια εξαιρετική απόδοση της επένδυσης.

Ένα τυπικό σύστημα προμηθειών είναι πλήρως ενσωματωμένο στο πακέτο λογισμικού λογιστικής που χρησιμοποιείται από τον οργανισμό.Όλη η δραστηριότητα αγοράς παρακολουθείται και διαχειρίζεται μέσω αυτής της ενότητας, επιτρέποντας στην επιχείρηση να ελέγχει τις δαπάνες και να παρακολουθεί ευκαιρίες για μεγαλύτερη εξοικονόμηση.Οι αναφορές, η ανάλυση και οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι ενσωματωμένοι σε αυτό το είδος λογισμικού και έχουν σχεδιαστεί γύρω από τις βέλτιστες πρακτικές.Η εφαρμογή ενός συστήματος προμηθειών είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους βελτίωσης της λειτουργικής αποτελεσματικότητας.