ระบบจัดหาคืออะไร?

ระบบการจัดหาโดยทั่วไปจะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการจัดหาการจัดซื้อเป็นคำที่ใช้อธิบายกิจกรรมการจัดซื้อสำหรับธุรกิจหรือองค์กรมีระบบจัดซื้อจัดจ้างหลักสองประเภท: การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดหามาตรฐานระบบทั้งสองประเภทมีอยู่อย่างกว้างขวางและมักจะรวมอยู่ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์บัญชี

แม้ว่าฟังก์ชั่นที่ให้ไว้นั้นแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์เครื่องมือจัดหาทั่วไปรวมถึงใบขอเสนอซื้อใบสั่งซื้อใบสั่งซื้อสินค้าและใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้กำลังประมวลผล.นอกเหนือจากข้อกำหนดหลักเหล่านี้ระบบส่วนใหญ่รวมถึงเครื่องมือการรายงานกระบวนการอนุมัติในตัวการควบคุมและเครื่องมือการจัดการเงินทุนมักเป็นมาตรฐานในผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่แนวคิดหลักของการจัดซื้อจัดจ้างคือการวางแผนขั้นสูงการกำหนดเวลาและการซื้อกลุ่มจะส่งผลให้ประหยัดต้นทุนการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มผลกำไรระบบการจัดซื้อใช้เพื่อจัดการกระบวนการนี้ให้เวลาตอบสนองสำหรับใบแจ้งหนี้การติดตามการใช้จ่ายทั้งหมดตามประเภทสินค้าโภคภัณฑ์รวมถึงภาระผูกพันทางการเงินและการจัดการกระแสเงินสดการดำเนินการอย่างสมบูรณ์ของระบบการจัดซื้อมักจะส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญต่อกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่เนื่องจากระบบจะต้องมีการควบคุมและขั้นตอนภายในบางอย่าง

ระบบการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์เป็นที่รู้จักกันในชื่อการจัดหาอิเล็กทรอนิกส์คำนี้ใช้เพื่ออธิบายซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ซื้อเข้าถึงแคตตาล็อกของซัพพลายเออร์ผ่านทางอินเทอร์เน็ตรวมถึงการรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผู้ซื้อเลือกวัสดุของพวกเขาระบุบัญชีที่จะเรียกเก็บสำหรับการซื้อและสร้างใบสั่งซื้อในระบบบัญชีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อทั้งหมดเสร็จสิ้นในระบบอิเล็กทรอนิกส์ลดเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพ

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ บริษัท ที่เลือกสามารถปรับปรุงการตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมได้จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งผ่านชุดของการอนุมัติออนไลน์ก่อนที่จะดำเนินการสำหรับการชำระเงินในระบบบัญชีระบบจัดหาประเภทนี้เป็นที่นิยมมากใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อจัดการกิจกรรมการใช้จ่ายสำหรับ บริษัท เหล่านี้การลดเวลาของพนักงานสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้จะให้ผลตอบแทนการลงทุนที่ยอดเยี่ยม

ระบบการจัดซื้อมาตรฐานได้ถูกรวมเข้ากับแพ็คเกจซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้โดยองค์กรกิจกรรมการจัดซื้อทั้งหมดได้รับการติดตามและจัดการผ่านโมดูลนี้ทำให้ บริษัท สามารถควบคุมการใช้จ่ายและติดตามโอกาสเพื่อการออมที่มากขึ้นรายงานการวิเคราะห์และการควบคุมภายในทั้งหมดถูกสร้างขึ้นในซอฟต์แวร์ประเภทนี้และได้รับการออกแบบรอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดการใช้ระบบจัดหาเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน